調整して使える進行例
業務量と担当の衝突を見える化する
業務に実際に費やした時間と、同じ時期に重なる担当を可視化し、優先度の調整案を作る。
この場で決められること
結果を、どこまで決定として扱うか
業務優先度と再配分案を提案する。残業命令、評価、配置転換は正式な管理手続へ渡す。
この場では決めないこと
別の進め方を選ぶ条件
- 個人の生産性評価をしない。
- サービス残業を前提にしない。
- 不在者の業務を勝手に移さない。
進行の全体像
165分の流れを確認する
3段階・休憩10分・予備と終了確認21分
- 0–33分段階1 業務に実際に使った時間を集計する実投入時間の合算残す：業務別の実作業時間
- 33–71分段階2 担当と期限の衝突を見つける担当の作業枠衝突残す：担当衝突一覧
- 71–81分休憩10分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
- 81–144分段階3 制約間の優先度を調整する優先度スライダー残す：優先度と再配分案
- 144–165分予備・終了確認21分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「優先度と再配分案」の受取先と次の確認日を確かめる
- 段階1で残す業務別の実作業時間
- 段階2で残す担当衝突一覧
- 段階3で残す優先度と再配分案
開催前
決めることと、用意するもの
判断の前提をそろえてから、道具と会場を準備する。
- 01問いと範囲
業務に実際に費やした時間と、同じ時期に重なる担当を可視化し、優先度の調整案を作る。 開始前に、扱う対象と期間を一文で示す。
- 02この場で決めること
業務優先度と再配分案を提案する。残業命令、評価、配置転換は正式な管理手続へ渡す。
- 03成果物の受取先
終了時の「優先度と再配分案」を記録担当が保管し、期限、品質、範囲、負荷のトレードオフを示す。
- 04参加と情報の境界
通過、休憩、退出を選べることを伝え、個人情報、機密、属性評価を記録面へ出さない。参加者支援を別に置く。
- 05運営体制
主進行、記録担当、計時、参加者支援を開始前に割り当て、切替と停止を誰が宣言するか確認する。
- 06次の確認
「優先度と再配分案」の見直し日、閲覧者、次に判断する責任者を決める。
道具を確認する 13件
付箋、A4コピー用紙、濃い色の太字ペン、マスキングテープ。全体で共有する進行では、模造紙またはホワイトボードも用意する。
「カード」「札」「票」は専用品を買わず、付箋かA4コピー用紙を切って作る。「開催前に集める資料」は省かず、「開催条件に合わせて選ぶもの」は必要な機能を日用品や会場備品で満たす。同じ紙道具をまとめた。各項目では、数量と事前に書く内容を確認する。
共通の道具
普段使う文具をそのまま使う・5件
- 電卓
- 用意する形
- スマートフォンやパソコンの電卓機能、または手持ちの電卓
- 数量
- 1組1台
- 作り方・書く内容
- スマートフォンの電卓でもよい。各組の記録担当が使える位置へ置く。
- 筆記具
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 1人1本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
- 判断軸ごとの個人値を書く付箋
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1人につき判断軸数と同数・最大6枚
- 作り方・書く内容
- 付箋または紙片へ、判断軸の名称、0〜10の個人値、その値にした理由を一語で書く。一枚には一つの判断軸だけを書く。
- 合意位置の付箋
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 判断軸1本につき1枚
- 作り方・書く内容
- 上部に「合意位置」と書き、個人値の付箋と同じ色の場合は太い二重枠で囲む。別色を購入する必要はなく、文字と枠で区別する。
- 濃色の筆記具
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 1人1本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
手書きで作るシート
付箋、A4コピー用紙、模造紙から作る・7件
- 作業・調整・手戻りの下限・上限を書く封入個票
- 用意する形
- A4コピー用紙
- 数量
- 1人1枚
- 作り方・書く内容
- 一枚の用紙に「作業」、「調整」、「手戻りの下限」、「上限」の欄を作る。色だけに頼らず、各欄の見出しを文字で書く。
- 作業時間を個人が分からない形で集計する表
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 1組1枚
- 作り方・書く内容
- 作業面を「計画した総作業時間」、「実績の合計下限」、「実績の合計上限」、「未回答数」、「計画との差の範囲」の5欄に分ける。色だけに頼らず、各欄の見出しを文字で書く。
- 今後14日間で仕事に使える時間を本人が記す表
- 用意する形
- A4コピー用紙
- 数量
- 1人1枚
- 作り方・書く内容
- 1日目から14日目までを行、午前と午後を列にした表を作る。本人だけが、仕事に使える半日枠へ印を付ける。理由や私生活の予定は書かず、所定労働時間を超える枠は設けない。
- 仕事を14日間へ配置するための記入票
- 用意する形
- A4コピー用紙
- 数量
- 仕事1件につき1枚
- 作り方・書く内容
- 作業面を「開始できる日」、「締切日」、「必要な半日枠の数」、「担当」、「先に終える仕事」、「複数日に分けられるか」の6欄に分ける。色だけに頼らず、各欄の見出しを文字で書く。
- 仕事の超過への対応を分ける札
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1組につき各3枚
- 作り方・書く内容
- 「延期」、「移管」、「範囲縮小」、「上申」を一枚ずつ別の紙へ書き、種類ごとに必要枚数をそろえる。同じ色でも見出しの文字で区別する。
- 横軸シート
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 判断軸1本につき1枚・最大6本
- 作り方・書く内容
- 横線を引き、左端を0、右端を10として、0〜10の11目盛を等間隔に書く。
- 選択肢の採否と根拠を残す表
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 1会場1枚
- 作り方・書く内容
- 作業面を「選択肢」、「採用または不採用」、「判断した根拠」、「見直す条件」の4欄に分ける。色だけに頼らず、各欄の見出しを文字で書く。
開催条件に合わせて選ぶもの
必要な機能を日用品や会場備品で代替できるか確認する・1件
- 不透明な回収封筒
- 用意する形
- 手持ちの不透明封筒。機微情報を分ける場合だけ使う
- 数量
- 1組1枚
- 作り方・書く内容
- 機微情報を分ける場合だけ使う。内容物の種類と開封できる担当を書き、個人名は表面に書かない。
会場の設えを確認する 6件
- 完了済みで成果物の境界が一致する同種作業一件と、同じ範囲の計画総人時間を選ぶ
- 個票は進行役だけが合算し、任意回答、欠測をゼロ扱いしないこと、集計後は返却または廃棄することを示す
- 対象を既に合意済みの仕事と今後十四日に限定する
- 利用可能枠は本人だけが理由なしで決め、所定労働時間を超える枠を置かないと示す
- 0を低い優先、10を高い優先として横軸を平行に掲示する壁面(1会場1面・幅150cm以上)
- 個人値を互いに見せず記入できる座席(1人につき手元幅45cm以上)
当日
進行譜に沿って進める
時間は開始からの経過時間で示す。各段階を「確認する、実施する、渡す」の順に追う。
- 0–33分担当主進行記録担当参加者支援手法 0–30分引継ぎ 30–33分
- 1確認する
主進行が、役割、終了時刻、終了時に残す成果物を参加者へ共有する
- 2実施する
- 直近の一定期間について業務ごとの実作業時間を個別に書く。
- 個人比較をせず、業務単位で合算し、未記録や変動幅を注記する。
- 3渡す
この段階で残す業務別の実作業時間
時間が大きい業務と期限を担当衝突の確認へ渡す。
- 1
- 33–71分担当主進行記録担当参加者支援手法 33–68分引継ぎ 68–71分
- 1確認する
主進行が、前段階の「業務別の実作業時間」がそろっていることを確認する
- 2実施する
- 業務カードを担当者と時期の作業枠へ置く。
- 同じ枠の重複を確認し、移動、分担、削減、保留の候補を記す。
- 3渡す
この段階で残す担当衝突一覧
調整が必要な業務を優先度比較へ渡す。
- 1
- 71–81分 休憩 10分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
- 81–144分担当主進行記録担当参加者支援手法 81–141分引継ぎ 141–144分
- 1確認する
主進行が、前段階の「担当衝突一覧」がそろっていることを確認する
- 2実施する
- 両端に相反する条件を書いた線を並べ、現在の優先位置を置く。
- 業務ごとに優先する条件と譲る条件を選び、責任者確認が必要な案を分ける。
- 3渡す
この段階で残す優先度と再配分案
再配分案を各業務責任者と労務管理者へ渡す。
- 1
- 144–165分 予備・終了確認 21分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「優先度と再配分案」の受取先と次の確認日を確かめる
運営体制
役割と担当時間
- 主進行
- 担当すること「業務量と担当の衝突を見える化する」の目的と扱わない範囲を守り、段階の開始と終了を伝える担当する時間開始前から終了まで担当段階 1・2・3
- 記録担当
- 担当すること業務別の実作業時間、担当衝突一覧、優先度と再配分案を段階ごとに記録し、終了時に受取先へ渡す担当する時間開始前の記録面準備から終了後の保管まで担当段階 1・2・3
- 計時
- 担当すること各段階の終了3分前と、休憩・予備時間への切替を主進行へ知らせる担当する時間全段階の開始時と終了3分前担当段階
- 参加者支援
- 担当すること通過、休憩、退出、個別確認の申し出を受け、再開の可否を主進行と判断する担当する時間開始前から終了まで担当段階 1・2・3
受け渡し
成果物と保管担当
- 業務別の実作業時間
- 使い道予定ではなく実態を共通の単位で見る。保管担当記録担当
- 担当衝突一覧
- 使い道同時期の重複、未割当、単独依存を明示する。保管担当記録担当
- 優先度と再配分案
- 使い道期限、品質、範囲、負荷のトレードオフを示す。保管担当記録担当
例外対応
進行を切り替えるとき・止めるとき
条件に当てはまったら、主進行が切替または停止を伝え、記録担当が変更内容を残す。
段階ごとの切替
場を止める条件
- この兆候を確認個人別の速度、能力、勤務態度の評価が始まる。その場で行う
個人表示を外し、業務量、期限、依存関係へ戻す。
- この兆候を確認法定休憩、労働時間、安全条件を削ろうとする。その場で行う
該当条件を固定し、別の制約を調整する。
編集・印刷して使う資料
共通テンプレートで準備を始める
このページでは、進行内容を無料で確認できる。まず共通テンプレートへ目的、参加者、役割、進行、成果物を書き写し、開催条件に合わせた準備に使える。
- 開催前開催概要、参加者向け事前案内、役割表、設営チェック
- 当日当日進行表、読み上げ文、手法カード
- 切替・停止時進行の切替案、停止条件、変更記録
- 終了後成果物の保管先記入欄、出典・権利