調整して使える進行例
立場ごとの言葉を共通の言葉にそろえる
同じ言葉の異なる意味を発見し、会議で使える定義と例を作る。
この場で決められること
結果を、どこまで決定として扱うか
この会議で使う実務上の定義を合意する。法令、専門規格、当事者の自己定義は変更しない。
この場では決めないこと
別の進め方を選ぶ条件
- 辞書上の正解を決めない。
- 当事者の呼称を外部から強制しない。
- 専門用語の法的解釈を行わない。
進行の全体像
105分の流れを確認する
3段階・休憩5分・予備と終了確認14分
- 0–48分段階1 立場ごとの用語を対応させる相手の言葉の対応表残す：用語と意味の対応表
- 48–63分段階2 意味の理解を確認する言葉を戻して確かめる残す：確認済み要約と修正点
- 63–68分休憩5分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
- 68–91分段階3 会議で使う定義を置く定義の壁残す：定義、含む例、含まない例
- 91–105分予備・終了確認14分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「定義、含む例、含まない例」の受取先と次の確認日を確かめる
- 段階1で残す用語と意味の対応表
- 段階2で残す確認済み要約と修正点
- 段階3で残す定義、含む例、含まない例
開催前
決めることと、用意するもの
判断の前提をそろえてから、道具と会場を準備する。
- 01問いと範囲
同じ言葉の異なる意味を発見し、会議で使える定義と例を作る。 開始前に、扱う対象と期間を一文で示す。
- 02この場で決めること
この会議で使う実務上の定義を合意する。法令、専門規格、当事者の自己定義は変更しない。
- 03成果物の受取先
終了時の「定義、含む例、含まない例」を記録担当が保管し、議事録と次回会議で同じ意味を再利用する。
- 04参加と情報の境界
発話、筆記、通過から参加方法を選べるようにし、個人情報、機密、属性評価を記録面へ出さない。
- 05運営体制
主進行、記録担当、計時を開始前に割り当て、切替と停止を誰が宣言するか確認する。
- 06次の確認
「定義、含む例、含まない例」の見直し日、閲覧者、次に判断する責任者を決める。
道具を確認する 13件
付箋、A4コピー用紙、濃い色の太字ペン、マスキングテープ。全体で共有する進行では、模造紙またはホワイトボードも用意する。
「カード」「札」「票」は専用品を買わず、付箋かA4コピー用紙を切って作る。「開催前に集める資料」は省かず、「開催条件に合わせて選ぶもの」は必要な機能を日用品や会場備品で満たす。同じ紙道具をまとめた。各項目では、数量と事前に書く内容を確認する。
共通の道具
普段使う文具をそのまま使う・3件
- 筆記具
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 1人1本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
- 太字ペン
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 全体2本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
- 濃色の筆記具
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 1人1本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
手書きで作るシート
付箋、A4コピー用紙、模造紙から作る・9件
- 候補語・必要最小文脈だけを渡す試読票
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1件1枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「候補語・必要最小文脈だけを渡す試読」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 言葉の候補を原文と照合する表
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 1組1枚
- 作り方・書く内容
- 作業面を「確認する原文」、「言い換え候補」、「候補から原文を推測した結果」、「使える場面と使わない場面」の4欄に分ける。色だけに頼らず、各欄の見出しを文字で書く。
- 使われている言葉の違いを確認する表
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 全体1枚
- 作り方・書く内容
- 作業面を「実際に使われた言葉」、「意味や使い方の違い」、「判断を保留する点」の3欄に分ける。色だけに頼らず、各欄の見出しを文字で書く。
- 要約への応答を分けるカード
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1人1組
- 作り方・書く内容
- 「訂正」、「不足」、「保留」、「採録しない」を一枚ずつ別の紙へ書き、種類ごとに必要枚数をそろえる。同じ色でも見出しの文字で区別する。
- 正式記録・安全申告の別経路カード
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 全体1枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「正式記録・安全申告の別経路」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 重要語カード
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 扱う語ごとに1枚
- 作り方・書く内容
- 上部に「重要語カード」と書く。指定された作業面を保ち、参加者が内容を置いたり書き込んだりできる余白を取る。
- 言葉の意味を書く付箋
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1人3枚
- 作り方・書く内容
- 今回扱う言葉の意味を、一枚に一つの短い文で書く。「含めないもの」と「具体的な判断例」は別の付箋へ書き、この付箋には混ぜない。
- 除外札
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1人2枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「除外」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 判断例札
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1人2枚
- 作り方・書く内容
- この手法で扱う内容に近い記入例を一件だけ開始前に書く。参加者が写す正解ではなく、書き方の見本として示す。
開催前に集める資料
この進行の入力として必ずそろえる・1件
- 内容が重ならない匿名化済み原文のA束とB束
- 用意する形
- 匿名化済み原文を印刷したA4コピー用紙、または同内容の閲覧用データ
- 数量
- 各3件以上
- 作り方・書く内容
- 開催前に実際の匿名化済み原文をA束とB束へ分け、各束を3件以上そろえる。同じ原文を両方へ入れず、氏名や連絡先など個人を特定できる情報が残っていないことを確認する。空欄用紙へ名称だけを書いたものでは代替しない。
会場の設えを確認する 7件
- 原文を集めた調査方法と匿名化範囲を表の外側へ記す
- A束作成側とB束作成側を分け、互いの原文が見えない位置に置く
- 参加者の実際の言葉を全員が読める面へ置き、匿名で訂正・不足・保留・採録しないを示せる経路を用意する
- 要点は三件までとし新しい解釈を足さない。共通理解、違い、未決を分け、少数意見や条件つき意見を全員合意へ統合しない
- 口頭要約は法的議事録、正式証言、安全申告、本人確認が必要な記録を代替しない。必要時は別の正式手順へ移す
- 重要語ごとに語義・除外・判断例の3列を引く壁面(一区画10人以下)
- 最大3定義を縦に残せる余白(各語90cm以上)
当日
進行譜に沿って進める
時間は開始からの経過時間で示す。各段階を「確認する、実施する、渡す」の順に追う。
- 0–48分担当主進行記録担当計時手法 0–45分引継ぎ 45–48分
- 1確認する
主進行が、役割、終了時刻、終了時に残す成果物を参加者へ共有する
- 2実施する
- 各立場が日常的に使う語と、具体的に指す状態を書く。
- 似た語を線で結び、意味が異なる語へ注意印を付ける。
- 3渡す
この段階で残す用語と意味の対応表
注意印の語を要約確認へ渡す。
- 1
- 48–63分担当主進行記録担当計時手法 48–60分引継ぎ 60–63分
- 1確認する
主進行が、前段階の「用語と意味の対応表」がそろっていることを確認する
- 2実施する
- 記録担当が注意印の語を自分の言葉で短く要約する。
- 元の話し手は一致、修正、保留のいずれかを示す。
- 3渡す
この段階で残す確認済み要約と修正点
確認済みの意味と保留語を定義作業へ渡す。
- 1
- 63–68分 休憩 5分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
- 68–91分担当主進行記録担当計時手法 68–88分引継ぎ 88–91分
- 1確認する
主進行が、前段階の「確認済み要約と修正点」がそろっていることを確認する
- 2実施する
- 重要語に、この会議で使う定義と具体例、当てはまらない例を書く。
- 合意できない語は暫定表現、確認先、見直し日を残す。
- 3渡す
この段階で残す定義、含む例、含まない例
用語表を議事録、資料、次回の進行へ反映する。
- 1
- 91–105分 予備・終了確認 14分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「定義、含む例、含まない例」の受取先と次の確認日を確かめる
運営体制
役割と担当時間
- 主進行
- 担当すること「立場ごとの言葉を共通の言葉にそろえる」の目的と扱わない範囲を守り、段階の開始と終了を伝える担当する時間開始前から終了まで担当段階 1・2・3
- 記録担当
- 担当すること用語と意味の対応表、確認済み要約と修正点、定義、含む例、含まない例を段階ごとに記録し、終了時に受取先へ渡す担当する時間開始前の記録面準備から終了後の保管まで担当段階 1・2・3
- 計時
- 担当すること各段階の終了3分前と、休憩・予備時間への切替を主進行へ知らせる担当する時間全段階の開始時と終了3分前担当段階 1・2・3
受け渡し
成果物と保管担当
- 用語と意味の対応表
- 使い道意味のずれと同義語を見つける。保管担当記録担当
- 確認済み要約と修正点
- 使い道話し手の意図と記録のずれを減らす。保管担当記録担当
- 定義、含む例、含まない例
- 使い道議事録と次回会議で同じ意味を再利用する。保管担当記録担当
例外対応
進行を切り替えるとき・止めるとき
条件に当てはまったら、主進行が切替または停止を伝え、記録担当が変更内容を残す。
段階ごとの切替
場を止める条件
- この兆候を確認当事者の自己定義や呼称を否定する発言が出る。その場で行う
定義作業を止め、本人の表現と使用範囲を確認する。
- この兆候を確認法令や専門規格の定義判断が必要になる。その場で行う
暫定定義を置かず、所管者の確認事項へ移す。
編集・印刷して使う資料
共通テンプレートで準備を始める
このページでは、進行内容を無料で確認できる。まず共通テンプレートへ目的、参加者、役割、進行、成果物を書き写し、開催条件に合わせた準備に使える。
- 開催前開催概要、参加者向け事前案内、役割表、設営チェック
- 当日当日進行表、読み上げ文、手法カード
- 切替・停止時進行の切替案、停止条件、変更記録
- 終了後成果物の保管先記入欄、出典・権利