調整して使える進行例
リスクの兆候と判断期限を管理する
リスクの早期兆候、証拠不足、先送りした判断を一つの監視手順へまとめる。
この場で決められること
結果を、どこまで決定として扱うか
監視項目と判断期限を決める。専門的な安全評価、監査、危機対応の発動は所管者が行う。
この場では決めないこと
別の進め方を選ぶ条件
- リスク不存在を保証しない。
- 監視を責任転嫁に使わない。
- 重大事象を会議まで放置しない。
進行の全体像
165分の流れを確認する
3段階・休憩10分・予備と終了確認26分
- 0–63分段階1 早期兆候を配置するリスク・レーダー残す:影響度と確認しやすさのリスク図
- 63–96分段階2 証拠不足と確認方法を置く根拠の穴板残す:不足している根拠、情報源、確認期限
- 96–106分休憩10分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
- 106–139分段階3 先送り判断と影響を管理する決定の負債台帳残す:保留中のリスク判断表
- 139–165分予備・終了確認26分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「保留中のリスク判断表」の受取先と次の確認日を確かめる
- 段階1で残す影響度と確認しやすさのリスク図
- 段階2で残す不足している根拠、情報源、確認期限
- 段階3で残す保留中のリスク判断表
開催前
決めることと、用意するもの
判断の前提をそろえてから、道具と会場を準備する。
- 01問いと範囲
リスクの早期兆候、証拠不足、先送りした判断を一つの監視手順へまとめる。 開始前に、扱う対象と期間を一文で示す。
- 02この場で決めること
監視項目と判断期限を決める。専門的な安全評価、監査、危機対応の発動は所管者が行う。
- 03成果物の受取先
終了時の「保留中のリスク判断表」を記録担当が保管し、判断者、期限、暫定対応、再開条件を示す。
- 04参加と情報の境界
通過、休憩、退出を選べることを伝え、個人情報、機密、属性評価を記録面へ出さない。参加者支援を別に置く。
- 05運営体制
主進行、記録担当、計時、参加者支援を開始前に割り当て、切替と停止を誰が宣言するか確認する。
- 06次の確認
「保留中のリスク判断表」の見直し日、閲覧者、次に判断する責任者を決める。
道具を確認する 11件
付箋、A4コピー用紙、濃い色の太字ペン、マスキングテープ。全体で共有する進行では、模造紙またはホワイトボードも用意する。
「カード」「札」「票」は専用品を買わず、付箋かA4コピー用紙を切って作る。「開催前に集める資料」は省かず、「開催条件に合わせて選ぶもの」は必要な機能を日用品や会場備品で満たす。同じ紙道具をまとめた。各項目では、数量と事前に書く内容を確認する。
共通の道具
普段使う文具をそのまま使う・5件
- 新規・悪化・改善を区別する印
- 用意する形
- 黒または青のペンで描く三種類の印。使える場合は色の違うペンでもよい
- 数量
- 各色10個程度
- 作り方・書く内容
- 「新規」は○、「悪化」は△、「改善」は□など、形と文字で区別する。三色をそろえる必要はなく、色を使う場合も形または文字を併記する。
- 濃色の筆記具
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 1人1本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
- 判断項目付箋
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1人4枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「判断項目」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 筆記具
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 1人1本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
- 保留決定を一件ずつ書く付箋
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1人4枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「保留決定を一件ずつ書く」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
手書きで作るシート
付箋、A4コピー用紙、模造紙から作る・5件
- リスク配置図用シート
- 用意する形
- 模造紙またはホワイトボード
- 数量
- 1面
- 作り方・書く内容
- 模造紙またはホワイトボードへ「重大さ」と「変化」の2軸を描き、リスクを置ける余白を取る。 縦横の二軸は重大さと変化を表す。
- 根拠が不足している点の確認表
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 各組1枚+全体統合用1枚
- 作り方・書く内容
- 確認したい主張ごとに「分かっていること」「不足している根拠」「確認先」「期限」の欄を作る。
- 根拠種別札
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 各組4枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「根拠種別」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 保留中の判断を見直す表
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 各組1枚+全体統合用1枚
- 作り方・書く内容
- 作業面を「保留した判断」、「保留中に失うもの」、「再開に必要な情報」、「再開を判断できる状態」、「今後の扱い」、「情報を集める担当」、「見直し日」の7欄に分ける。色だけに頼らず、各欄の見出しを文字で書く。
- 保留した判断の見直し日を書く付箋
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 保留1件につき1枚
- 作り方・書く内容
- 「見直し日」「それまでに確認する情報」「確認担当」を書き、対応する保留事項の横へ貼る。
開催前に集める資料
この進行の入力として必ずそろえる・1件
- 現在使っているリスク一覧
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 1部・全員が見える掲示用に1面
- 作り方・書く内容
- 開催前に、実際に運用中のリスク一覧を用意する。記載されたリスク、担当、確認時点が最新かを確かめ、空欄の見本へ置き換えない。全員が読めるよう掲示または投影する。
会場の設えを確認する 7件
- 全員から見える配置図用の壁面または大机(1面・幅150cm以上)
- 根拠ありと根拠不足を区切り線なしで隣り合わせに置く面(各組1面)
- 今回は不要の項目だけを面の外へ避ける余白(各組1面の三割)
- 決定期限の近い不足から順に並べる壁面(1面)
- 保留した時点の古い順に上から並べる縦長の面(各組1面・縦60cm以上)
- 決める・待つ・撤回するの三区画を引く卓上面(各組1面)
- 見直し日の近い順に並べ替える壁面(1面)
当日
進行譜に沿って進める
時間は開始からの経過時間で示す。各段階を「確認する、実施する、渡す」の順に追う。
- 0–63分担当主進行記録担当参加者支援手法 0–60分引継ぎ 60–63分
- 1確認する
主進行が、役割、終了時刻、終了時に残す成果物を参加者へ共有する
- 2実施する
- 望まない事象の前に観察できる兆候を挙げる。
- 影響度と確認しやすさの二軸上に置き、変化速度、確認担当、確認間隔を付ける。
- 3渡す
この段階で残す影響度と確認しやすさのリスク図
確かめ方が不足する兆候を証拠不足へ渡す。
- 1
- 63–96分担当主進行記録担当参加者支援手法 63–93分引継ぎ 93–96分
- 1確認する
主進行が、前段階の「影響度と確認しやすさのリスク図」がそろっていることを確認する
- 2実施する
- 各兆候で既にある証拠と足りない証拠を分ける。
- 入手先、確認方法、担当、期限、入手できない場合の扱いを書く。
- 3渡す
この段階で残す不足している根拠、情報源、確認期限
期限までに必要な判断を、保留中のリスク判断を管理する段階へ渡す。
- 1
- 96–106分 休憩 10分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
- 106–139分担当主進行記録担当参加者支援手法 106–136分引継ぎ 136–139分
- 1確認する
主進行が、前段階の「不足している根拠、情報源、確認期限」がそろっていることを確認する
- 2実施する
- 決めていない事項ごとに理由、判断者、期限、先送りの影響を書く。
- 期限前に重大兆候が出た場合の即時連絡先も置く。
- 3渡す
この段階で残す保留中のリスク判断表
リスク図、不足している根拠、保留中のリスク判断表をリスク責任者へ渡す。
- 1
- 139–165分 予備・終了確認 26分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「保留中のリスク判断表」の受取先と次の確認日を確かめる
運営体制
役割と担当時間
- 主進行
- 担当すること「リスクの兆候と判断期限を管理する」の目的と扱わない範囲を守り、段階の開始と終了を伝える担当する時間開始前から終了まで担当段階 1・2・3
- 記録担当
- 担当すること影響度と確認しやすさのリスク図、不足している根拠、情報源、確認期限、保留中のリスク判断表を段階ごとに記録し、終了時に受取先へ渡す担当する時間開始前の記録面準備から終了後の保管まで担当段階 1・2・3
- 計時
- 担当すること各段階の終了3分前と、休憩・予備時間への切替を主進行へ知らせる担当する時間全段階の開始時と終了3分前担当段階
- 参加者支援
- 担当すること通過、休憩、退出、個別確認の申し出を受け、再開の可否を主進行と判断する担当する時間開始前から終了まで担当段階 1・2・3
受け渡し
成果物と保管担当
- 影響度と確認しやすさのリスク図
- 使い道優先して見る兆候を選ぶ。保管担当記録担当
- 不足している根拠、情報源、確認期限
- 使い道不明を放置せず調査作業へ変える。保管担当記録担当
- 保留中のリスク判断表
- 使い道判断者、期限、暫定対応、再開条件を示す。保管担当記録担当
例外対応
進行を切り替えるとき・止めるとき
条件に当てはまったら、主進行が切替または停止を伝え、記録担当が変更内容を残す。
段階ごとの切替
場を止める条件
- この兆候を確認生命、安全、法令に関わる重大兆候が既に発生している。その場で行う
会議を止め、正式な緊急・報告手順へ移る。
- この兆候を確認担当者不在の重大リスクを次回まで保留する。その場で行う
上位責任者へ直ちに引き上げ、暫定監視者を置く。
編集・印刷して使う資料
共通テンプレートで準備を始める
このページでは、進行内容を無料で確認できる。まず共通テンプレートへ目的、参加者、役割、進行、成果物を書き写し、開催条件に合わせた準備に使える。
- 開催前開催概要、参加者向け事前案内、役割表、設営チェック
- 当日当日進行表、読み上げ文、手法カード
- 切替・停止時進行の切替案、停止条件、変更記録
- 終了後成果物の保管先記入欄、出典・権利