調整して使える進行例
手続きの待ち時間と重複を減らす
利用現場を観察し、受け渡しの停滞と削れる手順を特定する。
この場で決められること
結果を、どこまで決定として扱うか
改善候補と試行範囲を提案する。制度変更、要員削減、正式手順変更は責任者が確定する。
この場では決めないこと
別の進め方を選ぶ条件
- 観察なしに無駄を断定しない。
- 安全確認を削減対象にしない。
- 人員削減を目的にしない。
進行の全体像
195分の流れを確認する
3段階・休憩10分・予備と終了確認21分
- 0–78分段階1 現場の行動と待ちを観察する簡易エスノグラフィー残す：利用・作業観察記録
- 78–126分段階2 停滞する受け渡しを描く引継ぎの駅残す：手続き引継ぎ図
- 126–136分休憩10分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
- 136–174分段階3 残すべき最小手順を決める最小仕様残す：最小手順案
- 174–195分予備・終了確認21分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「最小手順案」の受取先と次の確認日を確かめる
- 段階1で残す利用・作業観察記録
- 段階2で残す手続き引継ぎ図
- 段階3で残す最小手順案
開催前
決めることと、用意するもの
判断の前提をそろえてから、道具と会場を準備する。
- 01問いと範囲
利用現場を観察し、受け渡しの停滞と削れる手順を特定する。 開始前に、扱う対象と期間を一文で示す。
- 02この場で決めること
改善候補と試行範囲を提案する。制度変更、要員削減、正式手順変更は責任者が確定する。
- 03成果物の受取先
終了時の「最小手順案」を記録担当が保管し、必須確認と削減候補を明確にする。
- 04参加と情報の境界
発話、筆記、通過から参加方法を選べるようにし、個人情報、機密、属性評価を記録面へ出さない。
- 05運営体制
主進行、記録担当、計時を開始前に割り当て、切替と停止を誰が宣言するか確認する。
- 06次の確認
「最小手順案」の見直し日、閲覧者、次に判断する責任者を決める。
道具を確認する 14件
付箋、A4コピー用紙、濃い色の太字ペン、マスキングテープ。全体で共有する進行では、模造紙またはホワイトボードも用意する。
「カード」「札」「票」は専用品を買わず、付箋かA4コピー用紙を切って作る。「開催前に集める資料」は省かず、「開催条件に合わせて選ぶもの」は必要な機能を日用品や会場備品で満たす。同じ紙道具をまとめた。各項目では、数量と事前に書く内容を確認する。
共通の道具
普段使う文具をそのまま使う・5件
- 観察記録用紙と筆記具
- 用意する形
- A4コピー用紙または手持ちのノートと、黒または青のペン
- 数量
- 1人1組
- 作り方・書く内容
- 観察した事実をその場で書けるよう、一人分ずつ組にして渡す。事実と解釈を混ぜないため、観察ガイドと並べて使う。専用ノートを購入する必要はない。
- 濃色の筆記具
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 1人1本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
- 床貼りテープ
- 用意する形
- 弱粘着のマスキングテープ
- 数量
- 各組1巻
- 作り方・書く内容
- 床や壁の目立たない場所で剥がせることを確認する。端を浮かせず、通路を塞がない。
- 黒の筆記具
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 1人1本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
- 削除する項目を見分けるペン
- 用意する形
- 手持ちの赤ペン。なければ黒または青のペン
- 数量
- 4〜7人組に1本
- 作り方・書く内容
- 削除する項目へ二重の取り消し線と「削除」の文字を書く。赤色がなくても、線の形と文字で他の修正と区別する。
手書きで作るシート
付箋、A4コピー用紙、模造紙から作る・7件
- 観察ガイド
- 用意する形
- A4コピー用紙
- 数量
- 1人1枚
- 作り方・書く内容
- 用紙を「観察した事実」と「そこから考えた解釈」の2欄に分け、事実欄と解釈欄を混ぜずに書けるようにする。 観察した事実と、そこから考えた解釈は別の欄へ書く。
- 観察結果を行動へつなぐ表
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 小組に1枚
- 作り方・書く内容
- 作業面を「観察した事実」、「そこから考えた解釈」、「次に試すこと」の3欄に分ける。色だけに頼らず、各欄の見出しを文字で書く。
- 受け渡し点の見出し
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 各組・各工程1枚
- 作り方・書く内容
- 業務の受け渡し点を一枚に一つずつ書く。送り手、受け手、渡すもの、完了と判断する状態を追記できる余白を取る。
- 停止条件札
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 各組・各駅3枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「停止条件」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 個人用紙
- 用意する形
- A4コピー用紙
- 数量
- 1人1枚
- 作り方・書く内容
- 上部に「個人用紙」と書く。付箋や紙片を並べても重ならない余白を取り、全体共有では離れた場所から読める文字にする。
- 最大仕様一覧
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 4〜7人組に1枚
- 作り方・書く内容
- 内容、作成日、確認した担当を明記する。配付する場合は、拡大文字版または閲覧用データも同じ内容で用意する。
- 全体統合面
- 用意する形
- 模造紙またはホワイトボード
- 数量
- 1会場1面
- 作り方・書く内容
- 上部に「全体統合面」と書く。付箋や紙片を並べても重ならない余白を取り、全体共有では離れた場所から読める文字にする。
開催前に集める資料
この進行の入力として必ずそろえる・1件
- 工程間で実際に引き継ぐ成果物または安全な代替物
- 用意する形
- 実際の成果物。持ち運べない場合は、写真、見本、または名称・要点・保管場所を記したA4コピー用紙
- 数量
- 各組・各工程1点
- 作り方・書く内容
- 各工程で本当に受け渡している成果物を用意する。機密性、安全性、重さなどの理由で持ち運べない場合だけ、次の担当者が内容を判断できる代替物を作る。空欄用紙には置き換えない。
会場にあるもの
購入せず、会場の備品を確認する・1件
- 収集した工夫品を並べる共有台
- 用意する形
- 会場にある机や共有台などの既存備品
- 数量
- 1面
- 作り方・書く内容
- 購入品ではなく会場備品を使う。必要数、通路、車椅子の旋回場所を開始前に確認する。
会場の設えを確認する 7件
- 観察に出られる現場(館内の別室・受付・執務室等、組数分を用意)
- 戻った後に工夫品を並べる共有台(出入口付近に1面)
- 3〜6人組(1〜5組)
- 工程順に3m以上離して置く床の駅(各組3〜6駅)
- 成果物を持って全駅を歩ける通路(各組1本・幅1m以上)
- 4〜7人の各組に一卓を用意し、組どうしの人数差を一人以内にする
- 全体統合面の前に各組の一覧を並べる領域(1組につき幅30cm以上)
当日
進行譜に沿って進める
時間は開始からの経過時間で示す。各段階を「確認する、実施する、渡す」の順に追う。
- 0–78分担当主進行記録担当計時手法 0–75分引継ぎ 75–78分
- 1確認する
主進行が、役割、終了時刻、終了時に残す成果物を参加者へ共有する
- 2実施する
- 対象場面を限定し、利用者と職員の行動を時系列に記録する。
- 理由を推測せず、待ち、問い合わせ、差し戻しが起きた箇所へ印を付ける。
- 3渡す
この段階で残す利用・作業観察記録
印を付けた場面を、手続きの引継ぎ点を整理する段階へ渡す。
- 1
- 78–126分担当主進行記録担当計時手法 78–123分引継ぎ 123–126分
- 1確認する
主進行が、前段階の「利用・作業観察記録」がそろっていることを確認する
- 2実施する
- 手続きの受け渡し点を並べ、必要な入力と完了条件を書く。
- 差し戻しや二重入力が起きる工程へ観察記録を添える。
- 3渡す
この段階で残す手続き引継ぎ図
削減候補と必須確認を、残すべき最小手順を決める段階へ渡す。
- 1
- 126–136分 休憩 10分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
- 136–174分担当主進行記録担当計時手法 136–171分引継ぎ 171–174分
- 1確認する
主進行が、前段階の「手続き引継ぎ図」がそろっていることを確認する
- 2実施する
- 手続きの各要素に、なくしたら目的を損なうかを問う。
- 必須だけを残し、安全・法令・権利に関する条件は別枠で固定する。
- 3渡す
この段階で残す最小手順案
最小手順案を制度責任者と試行担当へ渡す。
- 1
- 174–195分 予備・終了確認 21分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「最小手順案」の受取先と次の確認日を確かめる
運営体制
役割と担当時間
- 主進行
- 担当すること「手続きの待ち時間と重複を減らす」の目的と扱わない範囲を守り、段階の開始と終了を伝える担当する時間開始前から終了まで担当段階 1・2・3
- 記録担当
- 担当すること利用・作業観察記録、手続き引継ぎ図、最小手順案を段階ごとに記録し、終了時に受取先へ渡す担当する時間開始前の記録面準備から終了後の保管まで担当段階 1・2・3
- 計時
- 担当すること各段階の終了3分前と、休憩・予備時間への切替を主進行へ知らせる担当する時間全段階の開始時と終了3分前担当段階 1・2・3
受け渡し
成果物と保管担当
- 利用・作業観察記録
- 使い道待ち、戻り、重複、回避行動を事実で残す。保管担当記録担当
- 手続き引継ぎ図
- 使い道入力、受け手、完了条件、差し戻しを対応づける。保管担当記録担当
- 最小手順案
- 使い道必須確認と削減候補を明確にする。保管担当記録担当
例外対応
進行を切り替えるとき・止めるとき
条件に当てはまったら、主進行が切替または停止を伝え、記録担当が変更内容を残す。
段階ごとの切替
場を止める条件
- この兆候を確認個人情報や機密書類が観察記録へ写る。その場で行う
記録を止め、匿名化できない情報を削除する。
- この兆候を確認法令、安全、権利保障の確認を削ろうとする。その場で行う
該当条件を固定し、改善対象から外す。
編集・印刷して使う資料
共通テンプレートで準備を始める
このページでは、進行内容を無料で確認できる。まず共通テンプレートへ目的、参加者、役割、進行、成果物を書き写し、開催条件に合わせた準備に使える。
- 開催前開催概要、参加者向け事前案内、役割表、設営チェック
- 当日当日進行表、読み上げ文、手法カード
- 切替・停止時進行の切替案、停止条件、変更記録
- 終了後成果物の保管先記入欄、出典・権利