調整して使える進行例
最低限守る業務標準を決める
業務の必須条件、判断が分かれる事例、共通語を整理し、運用可能な最低標準を作る。
この場で決められること
結果を、どこまで決定として扱うか
現場運用案を作る。法令、専門基準、労務規程の最終確定は所管者へ渡す。
この場では決めないこと
別の進め方を選ぶ条件
- 法定基準を緩和しない。
- 例外を隠して統一しない。
- 個人の熟練度評価に使わない。
進行の全体像
135分の流れを確認する
3段階・休憩5分・予備と終了確認21分
- 0–38分段階1 必須条件を抽出する最小仕様残す：最低限守る条件案
- 38–86分段階2 判断が分かれる事例で条件を試す境界事例の格子残す：判断が分かれる事例と対応表
- 86–91分休憩5分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
- 91–114分段階3 運用語をそろえる定義の壁残す：業務標準の定義表
- 114–135分予備・終了確認21分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「業務標準の定義表」の受取先と次の確認日を確かめる
- 段階1で残す最低限守る条件案
- 段階2で残す判断が分かれる事例と対応表
- 段階3で残す業務標準の定義表
開催前
決めることと、用意するもの
判断の前提をそろえてから、道具と会場を準備する。
- 01問いと範囲
業務の必須条件、判断が分かれる事例、共通語を整理し、運用可能な最低標準を作る。 開始前に、扱う対象と期間を一文で示す。
- 02この場で決めること
現場運用案を作る。法令、専門基準、労務規程の最終確定は所管者へ渡す。
- 03成果物の受取先
終了時の「業務標準の定義表」を記録担当が保管し、必須条件と例外条件を同じ言葉で運用する。
- 04参加と情報の境界
通過、休憩、退出を選べることを伝え、個人情報、機密、属性評価を記録面へ出さない。参加者支援を別に置く。
- 05運営体制
主進行、記録担当、計時、参加者支援を開始前に割り当て、切替と停止を誰が宣言するか確認する。
- 06次の確認
「業務標準の定義表」の見直し日、閲覧者、次に判断する責任者を決める。
道具を確認する 14件
付箋、A4コピー用紙、濃い色の太字ペン、マスキングテープ。全体で共有する進行では、模造紙またはホワイトボードも用意する。
「カード」「札」「票」は専用品を買わず、付箋かA4コピー用紙を切って作る。「開催前に集める資料」は省かず、「開催条件に合わせて選ぶもの」は必要な機能を日用品や会場備品で満たす。同じ紙道具をまとめた。各項目では、数量と事前に書く内容を確認する。
共通の道具
普段使う文具をそのまま使う・4件
- 黒の筆記具
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 1人1本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
- 削除する項目を見分けるペン
- 用意する形
- 手持ちの赤ペン。なければ黒または青のペン
- 数量
- 4〜7人組に1本
- 作り方・書く内容
- 削除する項目へ二重の取り消し線と「削除」の文字を書く。赤色がなくても、線の形と文字で他の修正と区別する。
- 筆記具
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 1人1本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
- 濃色の筆記具
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 1人1本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
手書きで作るシート
付箋、A4コピー用紙、模造紙から作る・10件
- 個人用紙
- 用意する形
- A4コピー用紙
- 数量
- 1人1枚
- 作り方・書く内容
- 上部に「個人用紙」と書く。付箋や紙片を並べても重ならない余白を取り、全体共有では離れた場所から読める文字にする。
- 最大仕様一覧
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 4〜7人組に1枚
- 作り方・書く内容
- 内容、作成日、確認した担当を明記する。配付する場合は、拡大文字版または閲覧用データも同じ内容で用意する。
- 全体統合面
- 用意する形
- 模造紙またはホワイトボード
- 数量
- 1会場1面
- 作り方・書く内容
- 上部に「全体統合面」と書く。付箋や紙片を並べても重ならない余白を取り、全体共有では離れた場所から読める文字にする。
- 事例カード
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1人3枚
- 作り方・書く内容
- この手法で扱う内容に近い記入例を一件だけ開始前に書く。参加者が写す正解ではなく、書き方の見本として示す。
- 適用できる・判断に迷う・適用できない事例を分ける表
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 各組1枚＋全体統合用1枚
- 作り方・書く内容
- 左から「適用できる」「判断に迷う」「適用できない」の3列を作る。判断に迷う事例には、確認する内容と担当を書く。
- 原則文カード
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 各組1枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「原則文」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 重要語カード
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 扱う語ごとに1枚
- 作り方・書く内容
- 上部に「重要語カード」と書く。指定された作業面を保ち、参加者が内容を置いたり書き込んだりできる余白を取る。
- 言葉の意味を書く付箋
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1人3枚
- 作り方・書く内容
- 今回扱う言葉の意味を、一枚に一つの短い文で書く。「含めないもの」と「具体的な判断例」は別の付箋へ書き、この付箋には混ぜない。
- 除外札
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1人2枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「除外」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 判断例札
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1人2枚
- 作り方・書く内容
- この手法で扱う内容に近い記入例を一件だけ開始前に書く。参加者が写す正解ではなく、書き方の見本として示す。
会場の設えを確認する 7件
- 4〜7人の各組に一卓を用意し、組どうしの人数差を一人以内にする
- 全体統合面の前に各組の一覧を並べる領域(1組につき幅30cm以上)
- 原則文を全員が終始読める掲示面(1面・座位の目線の高さ)
- 迷いの事例だけを卓の中央へ寄せられる作業面(各組1面)
- 改訂前と改訂後の原則文を並べて残す壁面(1面・幅1m以上)
- 重要語ごとに語義・除外・判断例の3列を引く壁面(一区画10人以下)
- 最大3定義を縦に残せる余白(各語90cm以上)
当日
進行譜に沿って進める
時間は開始からの経過時間で示す。各段階を「確認する、実施する、渡す」の順に追う。
- 0–38分担当主進行記録担当参加者支援手法 0–35分引継ぎ 35–38分
- 1確認する
主進行が、役割、終了時刻、終了時に残す成果物を参加者へ共有する
- 2実施する
- 現在のルールを一件ずつ確認し、なくしたら目的を損なうものだけを残す。
- 法令、安全、権利に関する条件は削減対象から外す。
- 3渡す
この段階で残す最低限守る条件案
最低限守る条件の案を、判断が分かれる事例で試す段階へ渡す。
- 1
- 38–86分担当主進行記録担当参加者支援手法 38–83分引継ぎ 83–86分
- 1確認する
主進行が、前段階の「最低限守る条件案」がそろっていることを確認する
- 2実施する
- 最小仕様が迷いやすい具体例を出す。
- 各例を通常対応、例外対応、停止、専門照会へ置き、判断理由を一文で残す。
- 3渡す
この段階で残す判断が分かれる事例と対応表
共通して誤解された語を定義作業へ渡す。
- 1
- 86–91分 休憩 5分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
- 91–114分担当主進行記録担当参加者支援手法 91–111分引継ぎ 111–114分
- 1確認する
主進行が、前段階の「判断が分かれる事例と対応表」がそろっていることを確認する
- 2実施する
- 意味が割れた用語を一件ずつ掲示する。
- 観察できる状態、含む例、含まない例を短く書き、見直し日を置く。
- 3渡す
この段階で残す業務標準の定義表
定義表と判断が分かれる事例を、業務標準の承認者へ渡す。
- 1
- 114–135分 予備・終了確認 21分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「業務標準の定義表」の受取先と次の確認日を確かめる
運営体制
役割と担当時間
- 主進行
- 担当すること「最低限守る業務標準を決める」の目的と扱わない範囲を守り、段階の開始と終了を伝える担当する時間開始前から終了まで担当段階 1・2・3
- 記録担当
- 担当すること最低限守る条件案、判断が分かれる事例と対応表、業務標準の定義表を段階ごとに記録し、終了時に受取先へ渡す担当する時間開始前の記録面準備から終了後の保管まで担当段階 1・2・3
- 計時
- 担当すること各段階の終了3分前と、休憩・予備時間への切替を主進行へ知らせる担当する時間全段階の開始時と終了3分前担当段階
- 参加者支援
- 担当すること通過、休憩、退出、個別確認の申し出を受け、再開の可否を主進行と判断する担当する時間開始前から終了まで担当段階 1・2・3
受け渡し
成果物と保管担当
- 最低限守る条件案
- 使い道業務目的を守る最低条件を示す。保管担当記録担当
- 判断が分かれる事例と対応表
- 使い道通常、例外、停止、専門照会を分ける。保管担当記録担当
- 業務標準の定義表
- 使い道必須条件と例外条件を同じ言葉で運用する。保管担当記録担当
例外対応
進行を切り替えるとき・止めるとき
条件に当てはまったら、主進行が切替または停止を伝え、記録担当が変更内容を残す。
段階ごとの切替
場を止める条件
- この兆候を確認法令や専門基準の解釈が必要になる。その場で行う
該当条件を未確定にし、所管部門へ照会する。
- この兆候を確認例外が個人の裁量不足として扱われる。その場で行う
状況、入力、判断条件の記述へ戻す。
編集・印刷して使う資料
共通テンプレートで準備を始める
このページでは、進行内容を無料で確認できる。まず共通テンプレートへ目的、参加者、役割、進行、成果物を書き写し、開催条件に合わせた準備に使える。
- 開催前開催概要、参加者向け事前案内、役割表、設営チェック
- 当日当日進行表、読み上げ文、手法カード
- 切替・停止時進行の切替案、停止条件、変更記録
- 終了後成果物の保管先記入欄、出典・権利