調整して使える進行例
属人化した知識を引き継ぐ
知っていること、知りたいこと、受け渡し点、共通語を整理して知識を残す。
この場で決められること
結果を、どこまで決定として扱うか
業務知識と確認先を引き継ぐ。知識提供者の能力評価、機密解除、職務変更は行わない。
この場では決めないこと
別の進め方を選ぶ条件
- 暗黙知の開示を強制しない。
- 機密情報を権限外へ渡さない。
- 引継ぎを能力評価に使わない。
進行の全体像
165分の流れを確認する
3段階・休憩10分・予備と終了確認21分
- 0–63分段階1 知識と不足を分ける知ること・知りたいこと残す：知ること・知りたいこと一覧
- 63–111分段階2 知識の受け渡しを設計する引継ぎの駅残す：知識引継ぎ図
- 111–121分休憩10分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
- 121–144分段階3 業務用語をそろえる定義の壁残す：共通用語と例
- 144–165分予備・終了確認21分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「共通用語と例」の受取先と次の確認日を確かめる
- 段階1で残す知ること・知りたいこと一覧
- 段階2で残す知識引継ぎ図
- 段階3で残す共通用語と例
開催前
決めることと、用意するもの
判断の前提をそろえてから、道具と会場を準備する。
- 01問いと範囲
知っていること、知りたいこと、受け渡し点、共通語を整理して知識を残す。 開始前に、扱う対象と期間を一文で示す。
- 02この場で決めること
業務知識と確認先を引き継ぐ。知識提供者の能力評価、機密解除、職務変更は行わない。
- 03成果物の受取先
終了時の「共通用語と例」を記録担当が保管し、引継ぎ後の誤読を減らす。
- 04参加と情報の境界
発話、筆記、通過から参加方法を選べるようにし、個人情報、機密、属性評価を記録面へ出さない。
- 05運営体制
主進行、記録担当、計時を開始前に割り当て、切替と停止を誰が宣言するか確認する。
- 06次の確認
「共通用語と例」の見直し日、閲覧者、次に判断する責任者を決める。
道具を確認する 13件
付箋、A4コピー用紙、濃い色の太字ペン、マスキングテープ。全体で共有する進行では、模造紙またはホワイトボードも用意する。
「カード」「札」「票」は専用品を買わず、付箋かA4コピー用紙を切って作る。「開催前に集める資料」は省かず、「開催条件に合わせて選ぶもの」は必要な機能を日用品や会場備品で満たす。同じ紙道具をまとめた。各項目では、数量と事前に書く内容を確認する。
共通の道具
普段使う文具をそのまま使う・5件
- 付箋
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1人5枚目安
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「扱う内容」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 投票用の丸シール
- 用意する形
- ペンで付ける印。匿名性や移動が必要な場合だけ丸シールを使う
- 数量
- 1人4枚
- 作り方・書く内容
- 基本はペンで印を付ける。貼り替えや匿名回収が必要な場合だけ丸シールを人数分に分ける。
- 名前と印を書き添える細字ペン
- 用意する形
- 黒または青の一般的なボールペン
- 数量
- 1人1本
- 作り方・書く内容
- 氏名や小さな欄へ書ける一般的なボールペンを使う。黒または青のインクが出ることを開始前に確認する。
- 濃色の筆記具
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 1人1本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
- 床貼りテープ
- 用意する形
- 弱粘着のマスキングテープ
- 数量
- 各組1巻
- 作り方・書く内容
- 床や壁の目立たない場所で剥がせることを確認する。端を浮かせず、通路を塞がない。
手書きで作るシート
付箋、A4コピー用紙、模造紙から作る・7件
- 話せる知識と学びたい問いを結ぶ共有面
- 用意する形
- 模造紙またはホワイトボード
- 数量
- 1枚・参加人数30人まで対応できる大きさ
- 作り方・書く内容
- 作業面を「話せる知識」、「学びたい問い」、「教えられる人」、「次回扱う優先話題」の4欄に分ける。色だけに頼らず、各欄の見出しを文字で書く。
- 受け渡し点の見出し
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 各組・各工程1枚
- 作り方・書く内容
- 業務の受け渡し点を一枚に一つずつ書く。送り手、受け手、渡すもの、完了と判断する状態を追記できる余白を取る。
- 停止条件札
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 各組・各駅3枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「停止条件」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 重要語カード
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 扱う語ごとに1枚
- 作り方・書く内容
- 上部に「重要語カード」と書く。指定された作業面を保ち、参加者が内容を置いたり書き込んだりできる余白を取る。
- 言葉の意味を書く付箋
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1人3枚
- 作り方・書く内容
- 今回扱う言葉の意味を、一枚に一つの短い文で書く。「含めないもの」と「具体的な判断例」は別の付箋へ書き、この付箋には混ぜない。
- 除外札
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1人2枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「除外」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 判断例札
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1人2枚
- 作り方・書く内容
- この手法で扱う内容に近い記入例を一件だけ開始前に書く。参加者が写す正解ではなく、書き方の見本として示す。
開催前に集める資料
この進行の入力として必ずそろえる・1件
- 工程間で実際に引き継ぐ成果物または安全な代替物
- 用意する形
- 実際の成果物。持ち運べない場合は、写真、見本、または名称・要点・保管場所を記したA4コピー用紙
- 数量
- 各組・各工程1点
- 作り方・書く内容
- 各工程で本当に受け渡している成果物を用意する。機密性、安全性、重さなどの理由で持ち運べない場合だけ、次の担当者が内容を判断できる代替物を作る。空欄用紙には置き換えない。
会場の設えを確認する 7件
- 全員から見えるボードを壁面か机上に1面設置する
- 個人記入用の机または壁前のスペースを人数分確保する
- 3〜6人組(1〜5組)
- 工程順に3m以上離して置く床の駅(各組3〜6駅)
- 成果物を持って全駅を歩ける通路(各組1本・幅1m以上)
- 重要語ごとに語義・除外・判断例の3列を引く壁面(一区画10人以下)
- 最大3定義を縦に残せる余白(各語90cm以上)
当日
進行譜に沿って進める
時間は開始からの経過時間で示す。各段階を「確認する、実施する、渡す」の順に追う。
- 0–63分担当主進行記録担当計時手法 0–60分引継ぎ 60–63分
- 1確認する
主進行が、役割、終了時刻、終了時に残す成果物を参加者へ共有する
- 2実施する
- 業務テーマごとに知っていることと知りたいことを書く。
- どの程度確かだと考えるかと情報源を添え、推測は未確認として分ける。
- 3渡す
この段階で残す知ること・知りたいこと一覧
重要な未確認事項と共有知識を、引継ぎの各地点を整理する図へ渡す。
- 1
- 63–111分担当主進行記録担当計時手法 63–108分引継ぎ 108–111分
- 1確認する
主進行が、前段階の「知ること・知りたいこと一覧」がそろっていることを確認する
- 2実施する
- 知識の受け渡し点を時系列に並べる。
- 資料、説明、実演、確認のどれで渡すかを決め、受領確認を置く。
- 3渡す
この段階で残す知識引継ぎ図
意味が割れた用語を定義作業へ渡す。
- 1
- 111–121分 休憩 10分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
- 121–144分担当主進行記録担当計時手法 121–141分引継ぎ 141–144分
- 1確認する
主進行が、前段階の「知識引継ぎ図」がそろっていることを確認する
- 2実施する
- 意味が割れた用語へ、観察できる定義、含む例、含まない例を書く。
- 合意できない語は確認先と見直し日を残す。
- 3渡す
この段階で残す共通用語と例
知識一覧、引継ぎ図、用語表を後任と業務責任者へ渡す。
- 1
- 144–165分 予備・終了確認 21分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「共通用語と例」の受取先と次の確認日を確かめる
運営体制
役割と担当時間
- 主進行
- 担当すること「属人化した知識を引き継ぐ」の目的と扱わない範囲を守り、段階の開始と終了を伝える担当する時間開始前から終了まで担当段階 1・2・3
- 記録担当
- 担当すること知ること・知りたいこと一覧、知識引継ぎ図、共通用語と例を段階ごとに記録し、終了時に受取先へ渡す担当する時間開始前の記録面準備から終了後の保管まで担当段階 1・2・3
- 計時
- 担当すること各段階の終了3分前と、休憩・予備時間への切替を主進行へ知らせる担当する時間全段階の開始時と終了3分前担当段階 1・2・3
受け渡し
成果物と保管担当
- 知ること・知りたいこと一覧
- 使い道共有済み、未確認、確認先を区別する。保管担当記録担当
- 知識引継ぎ図
- 使い道誰が何をどの形で渡し、受け手が何を確認するか示す。保管担当記録担当
- 共通用語と例
- 使い道引継ぎ後の誤読を減らす。保管担当記録担当
例外対応
進行を切り替えるとき・止めるとき
条件に当てはまったら、主進行が切替または停止を伝え、記録担当が変更内容を残す。
段階ごとの切替
場を止める条件
- この兆候を確認機密、個人情報、権限外資料の共有が始まる。その場で行う
共有を止め、閲覧権限を確認する。
- この兆候を確認提供者の記憶や能力を評価し始める。その場で行う
知識項目、情報源、確認方法へ戻す。
編集・印刷して使う資料
共通テンプレートで準備を始める
このページでは、進行内容を無料で確認できる。まず共通テンプレートへ目的、参加者、役割、進行、成果物を書き写し、開催条件に合わせた準備に使える。
- 開催前開催概要、参加者向け事前案内、役割表、設営チェック
- 当日当日進行表、読み上げ文、手法カード
- 切替・停止時進行の切替案、停止条件、変更記録
- 終了後成果物の保管先記入欄、出典・権利