調整して使える進行例
部門間の引継ぎで止まる箇所を直す
受け渡しの欠落と、送り手と受け手の認識のずれを可視化し、最小の受領確認を決める。
この場で決められること
結果を、どこまで決定として扱うか
引継ぎ手順、提供情報、受領確認を合意する。正式な職務分掌変更は責任者へ渡す。
この場では決めないこと
別の進め方を選ぶ条件
- 不在部門の責任を断定しない。
- 個人の処理速度を評価しない。
- 権限なしに職務を変更しない。
進行の全体像
180分の流れを確認する
3段階・休憩10分・予備と終了確認31分
- 0–48分段階1 受け渡し点を並べる引継ぎの駅残す：引継ぎ点図
- 48–111分段階2 必要な支援と提供範囲を交換する必要な支援の交換残す：支援交換表
- 111–121分休憩10分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
- 121–149分段階3 最小の受領確認を決める最小約束の連鎖残す：引継ぎ改善の約束
- 149–180分予備・終了確認31分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「引継ぎ改善の約束」の受取先と次の確認日を確かめる
- 段階1で残す引継ぎ点図
- 段階2で残す支援交換表
- 段階3で残す引継ぎ改善の約束
開催前
決めることと、用意するもの
判断の前提をそろえてから、道具と会場を準備する。
- 01問いと範囲
受け渡しの欠落と、送り手と受け手の認識のずれを可視化し、最小の受領確認を決める。 開始前に、扱う対象と期間を一文で示す。
- 02この場で決めること
引継ぎ手順、提供情報、受領確認を合意する。正式な職務分掌変更は責任者へ渡す。
- 03成果物の受取先
終了時の「引継ぎ改善の約束」を記録担当が保管し、担当、開始時点、確認方法を一件ずつ残す。
- 04参加と情報の境界
発話、筆記、通過から参加方法を選べるようにし、個人情報、機密、属性評価を記録面へ出さない。
- 05運営体制
主進行、記録担当、計時を開始前に割り当て、切替と停止を誰が宣言するか確認する。
- 06次の確認
「引継ぎ改善の約束」の見直し日、閲覧者、次に判断する責任者を決める。
道具を確認する 11件
付箋、A4コピー用紙、濃い色の太字ペン、マスキングテープ。全体で共有する進行では、模造紙またはホワイトボードも用意する。
「カード」「札」「票」は専用品を買わず、付箋かA4コピー用紙を切って作る。「開催前に集める資料」は省かず、「開催条件に合わせて選ぶもの」は必要な機能を日用品や会場備品で満たす。同じ紙道具をまとめた。各項目では、数量と事前に書く内容を確認する。
共通の道具
普段使う文具をそのまま使う・3件
- 濃色の筆記具
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 1人1本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
- 床貼りテープ
- 用意する形
- 弱粘着のマスキングテープ
- 数量
- 各組1巻
- 作り方・書く内容
- 床や壁の目立たない場所で剥がせることを確認する。端を浮かせず、通路を塞がない。
- 接続テープ
- 用意する形
- 弱粘着のマスキングテープ
- 数量
- 各組1巻
- 作り方・書く内容
- 床や壁の目立たない場所で剥がせることを確認する。端を浮かせず、通路を塞がない。
手書きで作るシート
付箋、A4コピー用紙、模造紙から作る・7件
- 受け渡し点の見出し
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 各組・各工程1枚
- 作り方・書く内容
- 業務の受け渡し点を一枚に一つずつ書く。送り手、受け手、渡すもの、完了と判断する状態を追記できる余白を取る。
- 停止条件札
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 各組・各駅3枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「停止条件」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 役割別の支援表
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 各役割1枚
- 作り方・書く内容
- 役割名、担当すること、担当する時間を開始前に書く。担当者名は決まってから追記する。
- 依頼カード
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 各役割5枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「依頼」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 依頼への応答を分ける札
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 依頼1件につき各1枚
- 作り方・書く内容
- 「受諾」、「条件付きで受諾」、「拒否」を一枚ずつ別の紙へ書き、種類ごとに必要枚数をそろえる。同じ色でも見出しの文字で区別する。
- 行動カード
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1人4枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「行動」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 鎖を並べる掲示紙
- 用意する形
- 模造紙またはホワイトボード
- 数量
- 各組1枚
- 作り方・書く内容
- 上部に「鎖を並べる掲示紙」と書く。付箋や紙片を並べても重ならない余白を取り、全体共有では離れた場所から読める文字にする。
開催前に集める資料
この進行の入力として必ずそろえる・1件
- 工程間で実際に引き継ぐ成果物または安全な代替物
- 用意する形
- 実際の成果物。持ち運べない場合は、写真、見本、または名称・要点・保管場所を記したA4コピー用紙
- 数量
- 各組・各工程1点
- 作り方・書く内容
- 各工程で本当に受け渡している成果物を用意する。機密性、安全性、重さなどの理由で持ち運べない場合だけ、次の担当者が内容を判断できる代替物を作る。空欄用紙には置き換えない。
会場の設えを確認する 7件
- 3〜6人組(1〜5組)
- 工程順に3m以上離して置く床の駅(各組3〜6駅)
- 成果物を持って全駅を歩ける通路(各組1本・幅1m以上)
- 同じ役割で座る島卓(役割ごとに1卓)
- 依頼元と応答先を行列で読める全体支援表(1面)
- 2〜4人で向かい合う島卓(各組1卓・対応人数内で1〜4卓)
- 各組が行動カードを横一列に貼れる壁面または机(各組1面)
当日
進行譜に沿って進める
時間は開始からの経過時間で示す。各段階を「確認する、実施する、渡す」の順に追う。
- 0–48分担当主進行記録担当計時手法 0–45分引継ぎ 45–48分
- 1確認する
主進行が、役割、終了時刻、終了時に残す成果物を参加者へ共有する
- 2実施する
- 業務の受け渡し点を時系列に置く。
- 各点で誰が何を渡し、受け手が何を確認すれば完了かを書く。
- 3渡す
この段階で残す引継ぎ点図
確認の不足または認識のずれがある受け渡し点を、必要な支援と提供範囲を整理する段階へ渡す。
- 1
- 48–111分担当主進行記録担当計時手法 48–108分引継ぎ 108–111分
- 1確認する
主進行が、前段階の「引継ぎ点図」がそろっていることを確認する
- 2実施する
- 各受け手が送り手へ必要な情報や行動を具体的に依頼する。
- 送り手は、はい、条件付き、いいえのいずれかで答え、条件と理由を記す。
- 3渡す
この段階で残す支援交換表
合意した支援だけを最小約束の候補へ渡す。
- 1
- 111–121分 休憩 10分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
- 121–149分担当主進行記録担当計時手法 121–146分引継ぎ 146–149分
- 1確認する
主進行が、前段階の「支援交換表」がそろっていることを確認する
- 2実施する
- 各引継ぎ点で今週から変えられる最小行動を選ぶ。
- 行動を連鎖させ、前の担当が終えたことを次の担当が確認できる形にする。
- 3渡す
この段階で残す引継ぎ改善の約束
約束を各担当と業務責任者へ渡す。
- 1
- 149–180分 予備・終了確認 31分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「引継ぎ改善の約束」の受取先と次の確認日を確かめる
運営体制
役割と担当時間
- 主進行
- 担当すること「部門間の引継ぎで止まる箇所を直す」の目的と扱わない範囲を守り、段階の開始と終了を伝える担当する時間開始前から終了まで担当段階 1・2・3
- 記録担当
- 担当すること引継ぎ点図、支援交換表、引継ぎ改善の約束を段階ごとに記録し、終了時に受取先へ渡す担当する時間開始前の記録面準備から終了後の保管まで担当段階 1・2・3
- 計時
- 担当すること各段階の終了3分前と、休憩・予備時間への切替を主進行へ知らせる担当する時間全段階の開始時と終了3分前担当段階 1・2・3
受け渡し
成果物と保管担当
- 引継ぎ点図
- 使い道送り手、受け手、物、完了条件を対応づける。保管担当記録担当
- 支援交換表
- 使い道依頼、回答、条件付き回答、拒否理由を記録する。保管担当記録担当
- 引継ぎ改善の約束
- 使い道担当、開始時点、確認方法を一件ずつ残す。保管担当記録担当
例外対応
進行を切り替えるとき・止めるとき
条件に当てはまったら、主進行が切替または停止を伝え、記録担当が変更内容を残す。
段階ごとの切替
場を止める条件
- この兆候を確認不在者や外部委託先へ義務を割り当てようとする。その場で行う
提案として保留し、当事者確認の期限を置く。
- この兆候を確認個人の能力や勤務態度の評価へ移る。その場で行う
受け渡す物、条件、確認行動へ問いを戻す。
編集・印刷して使う資料
共通テンプレートで準備を始める
このページでは、進行内容を無料で確認できる。まず共通テンプレートへ目的、参加者、役割、進行、成果物を書き写し、開催条件に合わせた準備に使える。
- 開催前開催概要、参加者向け事前案内、役割表、設営チェック
- 当日当日進行表、読み上げ文、手法カード
- 切替・停止時進行の切替案、停止条件、変更記録
- 終了後成果物の保管先記入欄、出典・権利