調整して使える進行例
誰が決め、誰へ相談するかを整理する
日常業務で誰がどこまで決められるか、どこで相談・決裁が必要かを整理する。
この場で決められること
結果を、どこまで決定として扱うか
日常運用の決定権案を作る。法定権限、規程、契約上の権限は変更しない。
この場では決めないこと
別の進め方を選ぶ条件
- 法定権限を上書きしない。
- 役職者不在で委任を確定しない。
- 人事権限を参加型に決めない。
進行の全体像
135分の流れを確認する
3段階・休憩5分・予備と終了確認21分
- 0–23分段階1 許可と相談の境界を描く許可の境界線残す：決定権の境界線
- 23–76分段階2 合意状況と根拠の確かさを分ける合意と確信度残す：合意状況・根拠の確かさ表
- 76–81分休憩5分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
- 81–114分段階3 まだ確認が必要な決定権の見直し条件を決める決定の負債台帳残す：まだ確認が必要な決定権の管理表
- 114–135分予備・終了確認21分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「まだ確認が必要な決定権の管理表」の受取先と次の確認日を確かめる
- 段階1で残す決定権の境界線
- 段階2で残す合意状況・根拠の確かさ表
- 段階3で残すまだ確認が必要な決定権の管理表
開催前
決めることと、用意するもの
判断の前提をそろえてから、道具と会場を準備する。
- 01問いと範囲
日常業務で誰がどこまで決められるか、どこで相談・決裁が必要かを整理する。 開始前に、扱う対象と期間を一文で示す。
- 02この場で決めること
日常運用の決定権案を作る。法定権限、規程、契約上の権限は変更しない。
- 03成果物の受取先
終了時の「まだ確認が必要な決定権の管理表」を記録担当が保管し、確認先、必要根拠、担当、見直し日を管理する。
- 04参加と情報の境界
通過、休憩、退出を選べることを伝え、個人情報、機密、属性評価を記録面へ出さない。参加者支援を別に置く。
- 05運営体制
主進行、記録担当、計時、参加者支援を開始前に割り当て、切替と停止を誰が宣言するか確認する。
- 06次の確認
「まだ確認が必要な決定権の管理表」の見直し日、閲覧者、次に判断する責任者を決める。
道具を確認する 15件
付箋、A4コピー用紙、濃い色の太字ペン、マスキングテープ。全体で共有する進行では、模造紙またはホワイトボードも用意する。
「カード」「札」「票」は専用品を買わず、付箋かA4コピー用紙を切って作る。「開催前に集める資料」は省かず、「開催条件に合わせて選ぶもの」は必要な機能を日用品や会場備品で満たす。同じ紙道具をまとめた。各項目では、数量と事前に書く内容を確認する。
共通の道具
普段使う文具をそのまま使う・7件
- 濃色の筆記具
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 1人1本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
- 床貼りテープ
- 用意する形
- 弱粘着のマスキングテープ
- 数量
- 各組1巻
- 作り方・書く内容
- 床や壁の目立たない場所で剥がせることを確認する。端を浮かせず、通路を塞がない。
- 課題用付箋
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1人8枚目安
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「課題用」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 現在の扱い用付箋
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1組6枚目安・各組分
- 作り方・書く内容
- 上部に「現在の扱い」と書き、課題用付箋と同じ色の場合は二重枠で囲む。別色の付箋を購入する必要はなく、文字と枠で区別する。
- 太字のペン
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 1人1本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
- 保留決定を一件ずつ書く付箋
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1人4枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「保留決定を一件ずつ書く」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 筆記具
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 1人1本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
手書きで作るシート
付箋、A4コピー用紙、模造紙から作る・6件
- 共通行動の複製札
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1人3枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「共通行動の複製」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 行動の決め方を分ける見出し
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 各組3枚
- 作り方・書く内容
- 「自律して決める」、「相談して決める」、「承認を得て決める」を一枚ずつ別の紙へ書き、種類ごとに必要枚数をそろえる。同じ色でも見出しの文字で区別する。
- 情報追記札
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 各組6枚・共通行動1件につき2枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「情報追記」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 課題の合意度と確実性を比べる面
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 3〜6人組に1枚
- 作り方・書く内容
- 横軸に「解決方法への合意度」、縦軸に「結果の確実性」を書き、各軸の両端に高い・低いを示す。四つの区画へ課題、現在の扱い、見直す一手を置ける余白を取る。
- 保留中の判断を見直す表
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 各組1枚＋全体統合用1枚
- 作り方・書く内容
- 作業面を「保留した判断」、「保留中に失うもの」、「再開に必要な情報」、「再開を判断できる状態」、「今後の扱い」、「情報を集める担当」、「見直し日」の7欄に分ける。色だけに頼らず、各欄の見出しを文字で書く。
- 保留した判断の見直し日を書く付箋
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 保留1件につき1枚
- 作り方・書く内容
- 「見直し日」「それまでに確認する情報」「確認担当」を書き、対応する保留事項の横へ貼る。
開催前に集める資料
この進行の入力として必ずそろえる・1件
- 共通行動の原本
- 用意する形
- A4コピー用紙または同内容の閲覧用データ
- 数量
- 各組3件
- 作り方・書く内容
- 内容、作成日、確認した担当を明記する。配付する場合は、拡大文字版または閲覧用データも同じ内容で用意する。
会場にあるもの
購入せず、会場の備品を確認する・1件
- 全体掲示用の壁面または模造紙
- 用意する形
- 模造紙またはホワイトボード
- 数量
- 1面
- 作り方・書く内容
- 上部に「全体掲示用の壁面または模造紙」と書く。付箋や紙片を並べても重ならない余白を取り、全体共有では離れた場所から読める文字にする。
会場の設えを確認する 8件
- 4〜10人組(1〜5組)
- 自律・相談・承認の3帯を横並びに引ける床面(各組1面・幅3m以上)
- 行動ごとの複製札を重ねて比べる区画(各組9区画・各帯3区画)
- 3〜6人の島卓(各組1卓・人数を均等配分)
- 四象限を貼れる壁面(1面・全員から見える位置)
- 保留した時点の古い順に上から並べる縦長の面(各組1面・縦60cm以上)
- 決める・待つ・撤回するの三区画を引く卓上面(各組1面)
- 見直し日の近い順に並べ替える壁面(1面)
当日
進行譜に沿って進める
時間は開始からの経過時間で示す。各段階を「確認する、実施する、渡す」の順に追う。
- 0–23分担当主進行記録担当参加者支援手法 0–20分引継ぎ 20–23分
- 1確認する
主進行が、役割、終了時刻、終了時に残す成果物を参加者へ共有する
- 2実施する
- 日常の判断例をカードへ書き、自律、相談、承認、禁止へ置く。
- 根拠となる規程や責任を確認し、不明な例は未確認へ分ける。
- 3渡す
この段階で残す決定権の境界線
意見が分かれた判断例を、合意状況と根拠の確かさを分ける段階へ渡す。
- 1
- 23–76分担当主進行記録担当参加者支援手法 23–73分引継ぎ 73–76分
- 1確認する
主進行が、前段階の「決定権の境界線」がそろっていることを確認する
- 2実施する
- 各境界案について、どれだけ合意しているかと、根拠にどれだけ自信があるかを別々に示す。
- 合意は高いが根拠への自信が低い案には確認事項を、合意が低い案には異論を記す。
- 3渡す
この段階で残す合意状況・根拠の確かさ表
根拠が十分でない案または合意できない案を、まだ確認が必要な決定権の管理表へ渡す。
- 1
- 76–81分 休憩 5分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
- 81–114分担当主進行記録担当参加者支援手法 81–111分引継ぎ 111–114分
- 1確認する
主進行が、前段階の「合意状況・根拠の確かさ表」がそろっていることを確認する
- 2実施する
- まだ決めていない判断例ごとに待つ情報と待つ損失を書く。
- 確認先、情報収集担当、見直し日を置き、決まるまでの暫定対応を記す。
- 3渡す
この段階で残すまだ確認が必要な決定権の管理表
管理表を規程所管者、決定権者、運営担当へ渡す。
- 1
- 114–135分 予備・終了確認 21分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「まだ確認が必要な決定権の管理表」の受取先と次の確認日を確かめる
運営体制
役割と担当時間
- 主進行
- 担当すること「誰が決め、誰へ相談するかを整理する」の目的と扱わない範囲を守り、段階の開始と終了を伝える担当する時間開始前から終了まで担当段階 1・2・3
- 記録担当
- 担当すること決定権の境界線、合意状況・根拠の確かさ表、まだ確認が必要な決定権の管理表を段階ごとに記録し、終了時に受取先へ渡す担当する時間開始前の記録面準備から終了後の保管まで担当段階 1・2・3
- 計時
- 担当すること各段階の終了3分前と、休憩・予備時間への切替を主進行へ知らせる担当する時間全段階の開始時と終了3分前担当段階
- 参加者支援
- 担当すること通過、休憩、退出、個別確認の申し出を受け、再開の可否を主進行と判断する担当する時間開始前から終了まで担当段階 1・2・3
受け渡し
成果物と保管担当
- 決定権の境界線
- 使い道自律判断、事前相談、承認必須、禁止を分ける。保管担当記録担当
- 合意状況・根拠の確かさ表
- 使い道賛否と根拠の確かさを混ぜずに残す。保管担当記録担当
- まだ確認が必要な決定権の管理表
- 使い道確認先、必要根拠、担当、見直し日を管理する。保管担当記録担当
例外対応
進行を切り替えるとき・止めるとき
条件に当てはまったら、主進行が切替または停止を伝え、記録担当が変更内容を残す。
段階ごとの切替
場を止める条件
- この兆候を確認法定、契約、労務上の権限解釈が必要になる。その場で行う
該当案を未決にし、所管部門へ照会する。
- この兆候を確認個人の評価や懲戒権限を議論し始める。その場で行う
場から外し、正式な人事手続へ渡す。
編集・印刷して使う資料
共通テンプレートで準備を始める
このページでは、進行内容を無料で確認できる。まず共通テンプレートへ目的、参加者、役割、進行、成果物を書き写し、開催条件に合わせた準備に使える。
- 開催前開催概要、参加者向け事前案内、役割表、設営チェック
- 当日当日進行表、読み上げ文、手法カード
- 切替・停止時進行の切替案、停止条件、変更記録
- 終了後成果物の保管先記入欄、出典・権利