調整して使える進行例
部門間で必要な支援を交換する
各部門が必要とする支援、提供できる範囲、未解消事項を明確にし、受け渡し方法を決める。
この場で決められること
結果を、どこまで決定として扱うか
支援依頼と受け渡し方法を合意する。正式な職務変更、予算移管、人員配置は責任者へ渡す。
この場では決めないこと
別の進め方を選ぶ条件
- 一方的な業務移管をしない。
- 不在部門へ約束を課さない。
- 断る理由を人格評価にしない。
進行の全体像
180分の流れを確認する
3段階・休憩10分・予備と終了確認26分
- 0–33分段階1 必要な支援を個別に出す小組で分けて持ち寄る残す：部門別の支援ニーズ
- 33–96分段階2 支援依頼と回答を交換する必要な支援の交換残す：支援依頼・回答表
- 96–106分休憩10分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
- 106–154分段階3 支援の受け渡しを設計する引継ぎの駅残す：支援引継ぎ図
- 154–180分予備・終了確認26分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「支援引継ぎ図」の受取先と次の確認日を確かめる
- 段階1で残す部門別の支援ニーズ
- 段階2で残す支援依頼・回答表
- 段階3で残す支援引継ぎ図
開催前
決めることと、用意するもの
判断の前提をそろえてから、道具と会場を準備する。
- 01問いと範囲
各部門が必要とする支援、提供できる範囲、未解消事項を明確にし、受け渡し方法を決める。 開始前に、扱う対象と期間を一文で示す。
- 02この場で決めること
支援依頼と受け渡し方法を合意する。正式な職務変更、予算移管、人員配置は責任者へ渡す。
- 03成果物の受取先
終了時の「支援引継ぎ図」を記録担当が保管し、送り手、受け手、内容、完了確認を対応づける。
- 04参加と情報の境界
発話、筆記、通過から参加方法を選べるようにし、個人情報、機密、属性評価を記録面へ出さない。
- 05運営体制
主進行、記録担当、計時を開始前に割り当て、切替と停止を誰が宣言するか確認する。
- 06次の確認
「支援引継ぎ図」の見直し日、閲覧者、次に判断する責任者を決める。
道具を確認する 12件
付箋、A4コピー用紙、濃い色の太字ペン、マスキングテープ。全体で共有する進行では、模造紙またはホワイトボードも用意する。
「カード」「札」「票」は専用品を買わず、付箋かA4コピー用紙を切って作る。「開催前に集める資料」は省かず、「開催条件に合わせて選ぶもの」は必要な機能を日用品や会場備品で満たす。同じ紙道具をまとめた。各項目では、数量と事前に書く内容を確認する。
共通の道具
普段使う文具をそのまま使う・4件
- 太字ペン
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 1組2本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
- タイマー
- 用意する形
- 会場の時計またはスマートフォンのタイマー。専用機器があればそれも使える
- 数量
- 全体1台
- 作り方・書く内容
- 会場の時計でもよい。終了を知らせる担当と、参加者から残り時間が見える方法を決める。
- 濃色の筆記具
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 1人1本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
- 床貼りテープ
- 用意する形
- 弱粘着のマスキングテープ
- 数量
- 各組1巻
- 作り方・書く内容
- 床や壁の目立たない場所で剥がせることを確認する。端を浮かせず、通路を塞がない。
手書きで作るシート
付箋、A4コピー用紙、模造紙から作る・7件
- 小組へ渡す共通指示
- 用意する形
- A4コピー用紙
- 数量
- 1組1枚
- 作り方・書く内容
- 作業面を「扱う問い」、「終了時点」、「残す成果物」の3欄に分ける。色だけに頼らず、各欄の見出しを文字で書く。
- 記録用紙
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 1組1枚
- 作り方・書く内容
- 上部に「記録用紙」と書く。付箋や紙片を並べても重ならない余白を取り、全体共有では離れた場所から読める文字にする。
- 役割別の支援表
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 各役割1枚
- 作り方・書く内容
- 役割名、担当すること、担当する時間を開始前に書く。担当者名は決まってから追記する。
- 依頼カード
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 各役割5枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「依頼」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 依頼への応答を分ける札
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 依頼1件につき各1枚
- 作り方・書く内容
- 「受諾」、「条件付きで受諾」、「拒否」を一枚ずつ別の紙へ書き、種類ごとに必要枚数をそろえる。同じ色でも見出しの文字で区別する。
- 受け渡し点の見出し
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 各組・各工程1枚
- 作り方・書く内容
- 業務の受け渡し点を一枚に一つずつ書く。送り手、受け手、渡すもの、完了と判断する状態を追記できる余白を取る。
- 停止条件札
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 各組・各駅3枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「停止条件」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
開催前に集める資料
この進行の入力として必ずそろえる・1件
- 工程間で実際に引き継ぐ成果物または安全な代替物
- 用意する形
- 実際の成果物。持ち運べない場合は、写真、見本、または名称・要点・保管場所を記したA4コピー用紙
- 数量
- 各組・各工程1点
- 作り方・書く内容
- 各工程で本当に受け渡している成果物を用意する。機密性、安全性、重さなどの理由で持ち運べない場合だけ、次の担当者が内容を判断できる代替物を作る。空欄用紙には置き換えない。
会場の設えを確認する 7件
- 最大六組が互いの声を妨げにくい場所
- 全員が移動前に読める共通指示
- 同じ役割で座る島卓(役割ごとに1卓)
- 依頼元と応答先を行列で読める全体支援表(1面)
- 3〜6人組(1〜5組)
- 工程順に3m以上離して置く床の駅(各組3〜6駅)
- 成果物を持って全駅を歩ける通路(各組1本・幅1m以上)
当日
進行譜に沿って進める
時間は開始からの経過時間で示す。各段階を「確認する、実施する、渡す」の順に追う。
- 0–33分担当主進行記録担当計時手法 0–30分引継ぎ 30–33分
- 1確認する
主進行が、役割、終了時刻、終了時に残す成果物を参加者へ共有する
- 2実施する
- 部門を混ぜた小組ごとに必要な情報、行動、確認を書き出す。
- 各組は依頼先、期限、用途を補い、一件ずつ全体へ持ち寄る。
- 3渡す
この段階で残す部門別の支援ニーズ
依頼候補を部門別に並べ、回答の場へ渡す。
- 1
- 33–96分担当主進行記録担当計時手法 33–93分引継ぎ 93–96分
- 1確認する
主進行が、前段階の「部門別の支援ニーズ」がそろっていることを確認する
- 2実施する
- 依頼側は相手、必要な行動、期限、使い道を具体的に伝える。
- 受け手は、はい、条件付き、いいえで答え、条件または代替案を記録する。
- 3渡す
この段階で残す支援依頼・回答表
合意した支援と未解消依頼を受け渡し設計へ渡す。
- 1
- 96–106分 休憩 10分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
- 106–154分担当主進行記録担当計時手法 106–151分引継ぎ 151–154分
- 1確認する
主進行が、前段階の「支援依頼・回答表」がそろっていることを確認する
- 2実施する
- 合意した支援を受け渡し点として時系列に置く。
- 各点で渡す物、期限、受領確認、例外時の連絡先を書く。
- 3渡す
この段階で残す支援引継ぎ図
引継ぎ図を各部門責任者と担当者へ渡す。
- 1
- 154–180分 予備・終了確認 26分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「支援引継ぎ図」の受取先と次の確認日を確かめる
運営体制
役割と担当時間
- 主進行
- 担当すること「部門間で必要な支援を交換する」の目的と扱わない範囲を守り、段階の開始と終了を伝える担当する時間開始前から終了まで担当段階 1・2・3
- 記録担当
- 担当すること部門別の支援ニーズ、支援依頼・回答表、支援引継ぎ図を段階ごとに記録し、終了時に受取先へ渡す担当する時間開始前の記録面準備から終了後の保管まで担当段階 1・2・3
- 計時
- 担当すること各段階の終了3分前と、休憩・予備時間への切替を主進行へ知らせる担当する時間全段階の開始時と終了3分前担当段階 1・2・3
受け渡し
成果物と保管担当
- 部門別の支援ニーズ
- 使い道声の大きさに偏らず依頼候補を集める。保管担当記録担当
- 支援依頼・回答表
- 使い道実施、条件付き、別案、実施不可を明示する。保管担当記録担当
- 支援引継ぎ図
- 使い道送り手、受け手、内容、完了確認を対応づける。保管担当記録担当
例外対応
進行を切り替えるとき・止めるとき
条件に当てはまったら、主進行が切替または停止を伝え、記録担当が変更内容を残す。
段階ごとの切替
場を止める条件
- この兆候を確認不在部門や権限のない人へ作業を確約させる。その場で行う
提案として保留し、責任者確認の期限を置く。
- この兆候を確認断る理由が個人攻撃へ変わる。その場で行う
制約、必要条件、代替案の表現へ戻す。
編集・印刷して使う資料
共通テンプレートで準備を始める
このページでは、進行内容を無料で確認できる。まず共通テンプレートへ目的、参加者、役割、進行、成果物を書き写し、開催条件に合わせた準備に使える。
- 開催前開催概要、参加者向け事前案内、役割表、設営チェック
- 当日当日進行表、読み上げ文、手法カード
- 切替・停止時進行の切替案、停止条件、変更記録
- 終了後成果物の保管先記入欄、出典・権利