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調整して使える進行例

地域・NPO活動を振り返り、次の改善を決める

活動の実施状況と、成果が出始めたと判断できる変化を振り返り、活動から成果までのつながりと権限内の改善を更新する。

振り返り・学習・知識継承振り返りから改善する4–15人計270分対面
終了時に残るもの実施・成果・課題の振り返り表、更新した活動から成果までのつながり図、次期の小さな改善約束

この場で決められること

結果を、どこまで決定として扱うか

次期活動案と成果確認を提案する。補助事業としての実績認定、会計監査、住民代表性は別に確認する。

この場では決めないこと

別の進め方を選ぶ条件

  • 活動回数を成果と断定しない。
  • 補助金評価を代行しない。
  • 参加者を地域全体の代表としない。

進行の全体像

270分の流れを確認する

3段階・休憩10分・予備と終了確認36分

  1. 0–78分段階1 活動の計画・実施・確認・改善を振り返る集落対策PDCA振り返り残す:実施・成果・課題の振り返り表
  2. 78–201分段階2 活動から成果への経路を更新する成果への経路図残す:更新した活動から成果までのつながり図
  3. 201–211分休憩10分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
  4. 211–234分段階3 権限内の改善を決める自分で動かせる一五パーセント残す:次期の小さな改善約束
  5. 234–270分予備・終了確認36分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「次期の小さな改善約束」の受取先と次の確認日を確かめる
  1. 段階1で残す実施・成果・課題の振り返り表
  2. 段階2で残す更新した活動から成果までのつながり図
  3. 段階3で残す次期の小さな改善約束

開催前

決めることと、用意するもの

判断の前提をそろえてから、道具と会場を準備する。

  1. 01
    問いと範囲

    活動の実施状況と、成果が出始めたと判断できる変化を振り返り、活動から成果までのつながりと権限内の改善を更新する。 開始前に、扱う対象と期間を一文で示す。

  2. 02
    この場で決めること

    次期活動案と成果確認を提案する。補助事業としての実績認定、会計監査、住民代表性は別に確認する。

  3. 03
    成果物の受取先

    終了時の「次期の小さな改善約束」を記録担当が保管し、担当、開始日、成果兆候を持つ行動にする。

  4. 04
    参加と情報の境界

    通過、休憩、退出を選べることを伝え、個人情報、機密、属性評価を記録面へ出さない。参加者支援を別に置く。

  5. 05
    運営体制

    主進行、記録担当、計時、参加者支援を開始前に割り当て、切替と停止を誰が宣言するか確認する。

  6. 06
    次の確認

    「次期の小さな改善約束」の見直し日、閲覧者、次に判断する責任者を決める。

運営役割主進行記録担当計時参加者支援
道具を確認する 12件
まず用意する基本セット

付箋、A4コピー用紙、濃い色の太字ペン、マスキングテープ。全体で共有する進行では、模造紙またはホワイトボードも用意する。

「カード」「札」「票」は専用品を買わず、付箋かA4コピー用紙を切って作る。「開催前に集める資料」は省かず、「開催条件に合わせて選ぶもの」は必要な機能を日用品や会場備品で満たす。

同じ紙道具をまとめた。各項目では、数量と事前に書く内容を確認する。

共通の道具

普段使う文具をそのまま使う・5件

  1. 太字ペン
    用意する形
    濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
    数量
    1組2本
    作り方・書く内容
    インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
  2. 付箋
    用意する形
    75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
    数量
    1人20枚目安
    作り方・書く内容
    付箋または紙片の上部に「期待する効果」または「障害」と書く。二色をそろえる必要はなく、同じ色でも見出しの文字で区別する。
  3. 投票用シール
    用意する形
    ペンで付ける印。匿名性や移動が必要な場合だけ丸シールを使う
    数量
    1人3枚
    作り方・書く内容
    基本はペンで印を付ける。貼り替えや匿名回収が必要な場合だけ丸シールを人数分に分ける。
  4. 太字の筆記具
    用意する形
    濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
    数量
    1人1本
    作り方・書く内容
    インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
  5. 筆記具
    用意する形
    濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
    数量
    1人1本
    作り方・書く内容
    インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。

手書きで作るシート

付箋、A4コピー用紙、模造紙から作る・7件

  1. 実施結果から次の改善を決める表
    用意する形
    A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
    数量
    1組1枚
    作り方・書く内容
    作業面を「期待したこと」、「実施したこと」、「観察したこと」、「効果が生じた理由の仮説」、「残った課題」、「次の改善」の6欄に分ける。色だけに頼らず、各欄の見出しを文字で書く。
  2. 観察条件をそろえる表
    用意する形
    A4コピー用紙
    数量
    1対策1枚
    作り方・書く内容
    作業面を「対象期間」、「季節」、「地点」、「指標」の4欄に分ける。色だけに頼らず、各欄の見出しを文字で書く。
  3. 対策案の扱いを分けるカード
    用意する形
    75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
    数量
    1組につき各10枚
    作り方・書く内容
    「採用候補」、「専門家へ確認」、「保留」を一枚ずつ別の紙へ書き、種類ごとに必要枚数をそろえる。同じ色でも見出しの文字で区別する。
  4. 目標から次の一手までをつなぐ経路図
    用意する形
    模造紙またはホワイトボード
    数量
    1枚
    作り方・書く内容
    作業面を「目標」、「期待する効果」、「障害」、「次の一手」の4欄に分ける。色だけに頼らず、各欄の見出しを文字で書く。 模造紙を使う場合は横方向につなぎ、左から右へ読める長い作業面を作る。
  5. 一五パーセントの一手カード
    用意する形
    75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
    数量
    1人2枚
    作り方・書く内容
    専用品は購入せず、紙片の上部に「一五パーセントの一手」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
  6. 本人が選んだ小さな一手を共有する面
    用意する形
    模造紙またはホワイトボード
    数量
    1面
    作り方・書く内容
    作業面を「本人が試す一手」、「試す日」、「後で一緒に振り返る相手」の3欄に分ける。色だけに頼らず、各欄の見出しを文字で書く。
  7. 小さな一手を試す日を書く付箋
    用意する形
    75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
    数量
    1人1枚
    作り方・書く内容
    本人が選んだ一手、試す日、後で一緒に振り返る相手を書く。本人が持ち帰れるよう一人一枚にする。
会場の設えを確認する 6件
  • 評価時点、観察期間、季節、地点、指標、既知の限界と、許可・専門判断を要する案の確認先を掲示する
  • 全体経路図を貼る壁面(1面・長さ3m以上)
  • 3〜5人組の島卓(各組1卓・人数を均等配分)
  • 二〜四人で向き合える椅子
  • 一手カードを自分だけが読める机上または膝上の場所
  • 助言は依頼された時だけ行うと入口で共有

当日

進行譜に沿って進める

時間は開始からの経過時間で示す。各段階を「確認する、実施する、渡す」の順に追う。

  1. 078

    段階 1

    活動の計画・実施・確認・改善を振り返る

    集落対策PDCA振り返りの詳しい手順を見る

    担当主進行記録担当参加者支援
    手法 0–75分引継ぎ 75–78分
    1. 1
      確認する

      主進行が、役割、終了時刻、終了時に残す成果物を参加者へ共有する

    2. 2
      実施する
      • 計画と実施の差、確認した事実、改善した内容を順に記録する。
      • 実施回数と対象者の変化を分け、未確認の成果は未確認とする。
    3. 3
      渡す

      この段階で残す実施・成果・課題の振り返り表

      成果が出始めたと判断できる変化と未確認事項を、活動から成果までのつながりを見直す段階へ渡す。

  2. 78201

    段階 2

    活動から成果への経路を更新する

    成果への経路図の詳しい手順を見る

    担当主進行記録担当参加者支援
    手法 78–198分引継ぎ 198–201分
    1. 1
      確認する

      主進行が、前段階の「実施・成果・課題の振り返り表」がそろっていることを確認する

    2. 2
      実施する
      • 活動から対象者の短期・中期変化までの仮説を描く。
      • 観察できた兆候を付け、外部要因と未確認の矢印を分ける。
    3. 3
      渡す

      この段階で残す更新した活動から成果までのつながり図

      自分たちが変えられる経路上の行動を次段へ渡す。

  3. 201–211分 休憩 10分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
  4. 211234
    担当主進行記録担当参加者支援
    手法 211–231分引継ぎ 231–234分
    1. 1
      確認する

      主進行が、前段階の「更新した活動から成果までのつながり図」がそろっていることを確認する

    2. 2
      実施する
      • 追加権限や追加予算なしで始められる改善を書く。
      • 担当者が一件を選び、開始日と次回確認する兆候を定める。
    3. 3
      渡す

      この段階で残す次期の小さな改善約束

      活動から成果までのつながり図と改善の約束を、活動責任者と次回評価担当へ渡す。

  5. 234–270分 予備・終了確認 36分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「次期の小さな改善約束」の受取先と次の確認日を確かめる

運営体制

役割と担当時間

主進行
担当すること「地域・NPO活動を振り返り、次の改善を決める」の目的と扱わない範囲を守り、段階の開始と終了を伝える担当する時間開始前から終了まで担当段階 1・2・3
記録担当
担当すること実施・成果・課題の振り返り表、更新した活動から成果までのつながり図、次期の小さな改善約束を段階ごとに記録し、終了時に受取先へ渡す担当する時間開始前の記録面準備から終了後の保管まで担当段階 1・2・3
計時
担当すること各段階の終了3分前と、休憩・予備時間への切替を主進行へ知らせる担当する時間全段階の開始時と終了3分前担当段階
参加者支援
担当すること通過、休憩、退出、個別確認の申し出を受け、再開の可否を主進行と判断する担当する時間開始前から終了まで担当段階 1・2・3

受け渡し

成果物と保管担当

実施・成果・課題の振り返り表
使い道計画、実施、確認、改善の空白を見つける。保管担当記録担当
更新した活動から成果までのつながり図
使い道対象者の変化、外部要因、確認不足を示す。保管担当記録担当
次期の小さな改善約束
使い道担当、開始日、成果兆候を持つ行動にする。保管担当記録担当

例外対応

進行を切り替えるとき・止めるとき

条件に当てはまったら、主進行が切替または停止を伝え、記録担当が変更内容を残す。

段階ごとの切替

  1. この兆候を確認活動項目が十五件を超える。該当段階の行動を見る

場を止める条件

  1. この兆候を確認補助金の採否、会計適否、法令遵守の判断が必要になる。その場で行う

    該当事項を分離し、所管確認へ渡す。

  2. この兆候を確認参加していない住民の意向を断定する。その場で行う

    参加者所見と未確認事項へ表現を戻す。

編集・印刷して使う資料

共通テンプレートで準備を始める

このページでは、進行内容を無料で確認できる。まず共通テンプレートへ目的、参加者、役割、進行、成果物を書き写し、開催条件に合わせた準備に使える。

  • 開催前開催概要、参加者向け事前案内、役割表、設営チェック
  • 当日当日進行表、読み上げ文、手法カード
  • 切替・停止時進行の切替案、停止条件、変更記録
  • 終了後成果物の保管先記入欄、出典・権利
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