調整して使える進行例
窓口や申請の分かりにくさを直す
利用時の迷いを観察し、案内と手続きの改善案を場面単位で試作する。
この場で決められること
結果を、どこまで決定として扱うか
案内と手続きの改善案を試作する。制度要件、給付要件、正式様式は所管者が確定する。
この場では決めないこと
別の進め方を選ぶ条件
- 制度上できないことを約束しない。
- 実在申請者の情報を使わない。
- 職員個人を原因にしない。
進行の全体像
195分の流れを確認する
3段階・休憩10分・予備と終了確認26分
- 0–33分段階1 迷いを観察する条件を決める観察の契約残す：観察計画
- 33–96分段階2 現行体験と改善体験を描く進行設計絵コンテ残す：現行・改善の体験絵コンテ
- 96–106分休憩10分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
- 106–169分段階3 改善場面を演じて試す即興プロトタイピング残す：試作記録と修正点
- 169–195分予備・終了確認26分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「試作記録と修正点」の受取先と次の確認日を確かめる
- 段階1で残す観察計画
- 段階2で残す現行・改善の体験絵コンテ
- 段階3で残す試作記録と修正点
開催前
決めることと、用意するもの
判断の前提をそろえてから、道具と会場を準備する。
- 01問いと範囲
利用時の迷いを観察し、案内と手続きの改善案を場面単位で試作する。 開始前に、扱う対象と期間を一文で示す。
- 02この場で決めること
案内と手続きの改善案を試作する。制度要件、給付要件、正式様式は所管者が確定する。
- 03成果物の受取先
終了時の「試作記録と修正点」を記録担当が保管し、案内文、受け渡し、利用者の反応を小さく検証する。
- 04参加と情報の境界
通過、休憩、退出を選べることを伝え、個人情報、機密、属性評価を記録面へ出さない。参加者支援を別に置く。
- 05運営体制
主進行、記録担当、計時、参加者支援を開始前に割り当て、切替と停止を誰が宣言するか確認する。
- 06次の確認
「試作記録と修正点」の見直し日、閲覧者、次に判断する責任者を決める。
道具を確認する 13件
付箋、A4コピー用紙、濃い色の太字ペン、マスキングテープ。全体で共有する進行では、模造紙またはホワイトボードも用意する。
「カード」「札」「票」は専用品を買わず、付箋かA4コピー用紙を切って作る。「開催前に集める資料」は省かず、「開催条件に合わせて選ぶもの」は必要な機能を日用品や会場備品で満たす。同じ紙道具をまとめた。各項目では、数量と事前に書く内容を確認する。
共通の道具
普段使う文具をそのまま使う・5件
- 行動付箋
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1人3枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「行動」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 筆記具
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 1人1本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
- 筆記具
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 1人1本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
- 観察した有効な行為を書く付箋
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 参加者1人3枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「観察した有効な行為を書く」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 太字の筆記具
- 用意する形
- 濃い色の太字ペンまたはホワイトボードマーカー
- 数量
- 参加者1人1本
- 作り方・書く内容
- インクが出ることを確認し、参加者が取れる位置へ置く。薄い色のペンは避ける。
手書きで作るシート
付箋、A4コピー用紙、模造紙から作る・8件
- 行動と観察方法を合意する表
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 各組1枚＋全体統合用1枚
- 作り方・書く内容
- 作業面を「試す行動」、「観察する事実」、「観察する人」、「本人へ返す方法」、「記録形式」、「観察期限」、「結果を見直す場」の7欄に分ける。色だけに頼らず、各欄の見出しを文字で書く。
- 記録例カード
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 各組1枚
- 作り方・書く内容
- この手法で扱う内容に近い記入例を一件だけ開始前に書く。参加者が写す正解ではなく、書き方の見本として示す。
- 会議の流れを六つの場面で確かめる絵コンテ
- 用意する形
- 模造紙またはホワイトボード
- 数量
- 全体1枚
- 作り方・書く内容
- 左から右へ「場面1」から「場面6」までの枠を作る。各場面を「目的」「必要な参加者」「行うこと・人数・時間」「次へ渡す記録」の4欄に分け、最後に終了時の確認方法を書く欄を加える。 各場面に目的、参加者、進め方、残す記録の四項目をそろえる。
- 場面札
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 1人6枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「場面」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 細長い引継ぎカード
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 全体6枚
- 作り方・書く内容
- 上部に「引継ぎ」と書き、その下に「次へ渡す記録」の記入欄を作る。一枚に一件を書ける余白を取る。
- 代替札
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 全体3枚
- 作り方・書く内容
- 専用品は購入せず、紙片の上部に「代替」と書く。参加者が書き込む場合は一枚に一件とし、必要な見出しは開始前に手書きする。
- 確認票
- 用意する形
- 75×75mm程度の付箋、またはA4コピー用紙を4つ切りにした紙片
- 数量
- 全体1枚
- 作り方・書く内容
- 上部に「確認」と書き、その下に「終了時の証拠」の記入欄を作る。一枚に一件を書ける余白を取る。
- 場面の役・場所・目的を書く自作用紙
- 用意する形
- A4コピー用紙を2枚並べた紙面。広く使う場合はマスキングテープでつなぐ
- 数量
- 3〜4人組に1枚
- 作り方・書く内容
- 一枚の用紙に「場面の役」、「場所」、「目的」の欄を作る。色だけに頼らず、各欄の見出しを文字で書く。
会場の設えを確認する 8件
- 観察者と実行者が別の席に着く島卓(各組1卓・5人以下)
- 契約シートの行末に確認日を書き足せる右余白(各組1面・10cm以上)
- 同じ記録形式の行をまとめて貼る壁面(1面)
- 六場面ボードを横並びに置く共同編集面(1面)
- 一人で下書きできる卓上面(1人1区画)
- 場面札と引継ぎカードを差し替えられる余白(ボード幅の3分の1)
- 演者3〜4人が動ける前方の空間(1区画)
- 観察者が座る場所(4〜8人では一つの観察者席、9人以上では2〜4人組)
当日
進行譜に沿って進める
時間は開始からの経過時間で示す。各段階を「確認する、実施する、渡す」の順に追う。
- 0–33分担当主進行記録担当参加者支援手法 0–30分引継ぎ 30–33分
- 1確認する
主進行が、役割、終了時刻、終了時に残す成果物を参加者へ共有する
- 2実施する
- 入口、案内、入力、提出、結果確認のどこを見るかを定める。
- 個人情報を記録せず、迷い、質問、戻りだけを観察項目にする。
- 3渡す
この段階で残す観察計画
観察場面と利用者の目的を絵コンテ担当へ渡す。
- 1
- 33–96分担当主進行記録担当参加者支援手法 33–93分引継ぎ 93–96分
- 1確認する
主進行が、前段階の「観察計画」がそろっていることを確認する
- 2実施する
- 利用者が目的を持って到着してから完了するまでを場面で描く。
- 現行の迷いと改善後の案内を対にし、制度上変えられない条件も明示する。
- 3渡す
この段階で残す現行・改善の体験絵コンテ
改善絵コンテから一場面を選び、試作役へ渡す。
- 1
- 96–106分 休憩 10分参加者は休憩し、運営側は前段階の成果物を次の作業面へ移す
- 106–169分担当主進行記録担当参加者支援手法 106–166分引継ぎ 166–169分
- 1確認する
主進行が、前段階の「現行・改善の体験絵コンテ」がそろっていることを確認する
- 2実施する
- 職員役と利用者役で改善場面を短く演じる。
- 観察者は理解できた点と迷った点を記録し、一回ごとに案内または配置を一つだけ変える。
- 3渡す
この段階で残す試作記録と修正点
試作記録をサービス責任者と正式様式の所管者へ渡す。
- 1
- 169–195分 予備・終了確認 26分最初は遅れの吸収に使い、最後の5分は「試作記録と修正点」の受取先と次の確認日を確かめる
運営体制
役割と担当時間
- 主進行
- 担当すること「窓口や申請の分かりにくさを直す」の目的と扱わない範囲を守り、段階の開始と終了を伝える担当する時間開始前から終了まで担当段階 1・2・3
- 記録担当
- 担当すること観察計画、現行・改善の体験絵コンテ、試作記録と修正点を段階ごとに記録し、終了時に受取先へ渡す担当する時間開始前の記録面準備から終了後の保管まで担当段階 1・2・3
- 計時
- 担当すること各段階の終了3分前と、休憩・予備時間への切替を主進行へ知らせる担当する時間全段階の開始時と終了3分前担当段階
- 参加者支援
- 担当すること通過、休憩、退出、個別確認の申し出を受け、再開の可否を主進行と判断する担当する時間開始前から終了まで担当段階 1・2・3
受け渡し
成果物と保管担当
- 観察計画
- 使い道場面、記録範囲、同意、匿名化をそろえる。保管担当記録担当
- 現行・改善の体験絵コンテ
- 使い道変える場面、案内、利用者行動を比較する。保管担当記録担当
- 試作記録と修正点
- 使い道案内文、受け渡し、利用者の反応を小さく検証する。保管担当記録担当
例外対応
進行を切り替えるとき・止めるとき
条件に当てはまったら、主進行が切替または停止を伝え、記録担当が変更内容を残す。
段階ごとの切替
場を止める条件
- この兆候を確認実在者の申請内容や給付結果が持ち込まれる。その場で行う
事例を匿名の架空ケースへ置き換える。
- この兆候を確認制度や法定様式をその場で変更しようとする。その場で行う
改善提案として記録し、所管確認へ渡す。
編集・印刷して使う資料
共通テンプレートで準備を始める
このページでは、進行内容を無料で確認できる。まず共通テンプレートへ目的、参加者、役割、進行、成果物を書き写し、開催条件に合わせた準備に使える。
- 開催前開催概要、参加者向け事前案内、役割表、設営チェック
- 当日当日進行表、読み上げ文、手法カード
- 切替・停止時進行の切替案、停止条件、変更記録
- 終了後成果物の保管先記入欄、出典・権利